¿Cómo puede cumplir tu empresa con la nueva ley antifraude?

El pasado 11 de octubre de 2021 entró en vigor la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta nueva ley antifraude, que transpone la Directiva (UE) 2016/1164 del Consejo, tiene un impacto significativo en las empresas de todos los tamaños. Sobre todo por las nuevas restricciones a los pagos en efectivo entre profesionales y a la utilización del conocido como software de doble uso

Las nuevas medidas que deberá cumplir tu empresa por la ley antifraude

Aunque la ley antifraude actual es más extensa y afecta de distintas maneras a la actividad de las empresas, hay una serie de aspectos de la normativa que son de obligado cumplimiento para todas las compañías. El más destacado es la necesidad de adaptar el software de gestión.

Programas de doble contabilidad

El artículo 201 bis de la normativa declara como infracción tributaria la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que permitan llevar contabilidades distintas o alterar transacciones realizadas.

El uso de este tipo de software es tan generalizado entre las empresas y los profesionales que incluso se ha calculado que ha servido para ocultar alrededor de 200.000 millones de euros a la Agencia Tributaria.

En general, todas aquellas aplicaciones que no cumplan con los requisitos técnicos definidos por la Administración (que están todavía pendientes de formalización) pueden ser objeto de sanción.

Las multas oscilan entre los 50.000 euros para cualquier usuario que utilice o tenga un programa informático de doble uso (su simple tenencia ya acarrea sanción) y los 150.000 euros, penalización que se aplica a los fabricantes o desarrolladores de software de doble uso que permita la manipulación de la contabilidad.

Limitación de los pagos en efectivo

El artículo 18 de la ley antifraude establece que no podrán pagarse en efectivo las operaciones en las que alguna de las partes intervinientes actúe en calidad de empresario o profesional, cuando tengan un importe igual o superior a los 1.000 euros o su contravalor en moneda extranjera. Es decir, se reduce el monto aceptado para los pagos en efectivo desde los 2.500 euros en los que estaba limitado con anterioridad, a los 1.000 euros.

La infracción a la que se enfrenten los empresarios que incumplan este precepto consistirá en una multa pecuniaria proporcional del 25 por ciento de la base de la sanción.

Nuevo sistema de recargos

La ley antifraude también modifica el sistema actual de recargos, que quedará de la siguiente manera:

Se girará un recargo creciente del 1 % por cada mes completo de retraso hasta que haya transcurrido un periodo de doce meses. En este caso no se aplicarán intereses de demora.
A partir del día siguiente del transcurso de los doce meses citados, además del devengo de un recargo del 15 %, comenzará el devengo de intereses de demora.

Por otro lado, no se aplicarán recargos a quienes regularicen su situación de forma voluntaria conforme a los criterios de una regularización administrativa previa, siempre que lo hagan en un plazo de seis meses desde la notificación de la liquidación previa y paguen las cantidades resultantes.

Cómo puede cumplir con la nueva ley antifraude tu empresa

Si tu negocio hace uso de algún ERP o software de contabilidad financiera, revisar todo lo relativo a la ley antifraude debería ser una prioridad. A falta de la articulación definitiva de los requisitos técnicos, conviene comprobar a fondo todo el software de la compañía para evitar que la acusen de fraude o evasión fiscal.

Las características que deben reunir los programas de gestión para cumplir con la legislación se pueden extraer de la propia ley. Estas son algunas de ellas:

Integridad, en el sentido de que el programa o la aplicación debe registrar de forma correcta todas las facturas y el resto de documentos comerciales.
Conservación en el tiempo. La Ley General Tributaria exige que la información de los últimos cuatro ejercicios contables se almacene y esté disponible. De lo contrario, se considera una infracción tributaria grave con una sanción proporcional al volumen de facturación de la sociedad.
Accesibilidad. La información contable debe ser accesible para todos aquellos a los que se les ha otorgado acceso a través de un usuario y contraseña encriptada. Además, se deben utilizar roles para que cada usuario pueda acceder únicamente a aquella información para la cual se le haya autorizado, en cumplimiento con la RGPD.
Legibilidad. Los datos deben estar en un formato estándar que sea entendible por terceros.
Trazabilidad. El software debe incluir la fecha y la hora en la que se realizó la transacción, así como toda su gestión documental asociada. En general, ha de ser posible una trazabilidad completa de todos los procesos de compra y venta de la compañía.
Inalterabilidad. Este es, sin duda, el requisito más importante que debe cumplir el software de gestión informático con la nueva ley antifraude. Es necesario que los registros se almacenen sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los mismos sistemas. Además, se debe registrar toda la información sobre las modificaciones, incluyendo el usuario que las realizó y la IP utilizada, al tiempo que se guarda una copia exacta de sus versiones anteriores incluso para los documentos eliminados.

Estar al día de todo lo relativo a la nueva ley antifraude es una necesidad para las empresas españolas de hoy. Si tu actual proveedor de ERP no cumple con los nuevos requerimientos legales para la lucha contra el fraude fiscal, deberías plantearte la sustitución o adquisición de un sistema de gestión ERP distinto.

Los sistemas de gestión de Ekon cumplen con los requerimientos impuestos por esta nueva regulación. Nuestro software de gestión garantiza la veracidad, transparencia y trazabilidad de los movimientos y procesos contables.