La selección de proveedores no es una tarea fácil para una empresa. Hay que tener en cuenta que va a dejar en sus manos la calidad de sus productos, que debe asegurarse de que le ofrecerán a tiempo su material para tenerlo listo en el mercado, etc.
El departamento de compras es quien realiza el proceso de selección de los proveedores y decide cuáles son los mejores según unos criterios de evaluación establecidos.
En este artículo vamos a analizar en qué consiste este proceso de selección, además de describir cómo se puede realizar y qué criterios se pueden utilizar para la selección de proveedores.
¿En qué consiste la selección de proveedores?
La selección de proveedores consiste en encontrar aquella empresa que ofrece el producto o el servicio que necesita otra compañía para producir su producto o realizar su servicio, según los criterios marcados por la dirección.
La selección de proveedores puede ser necesaria por varios motivos: la empresa inicia una nueva línea de producción y todavía no tiene quién le suministren los materiales que necesita, los proveedores que tiene actualmente no ofrecen lo que necesita o la calidad adecuada, etc.
Para encontrar al mejor candidato, tu compañía deberá hacer una criba según la lista de criterios establecidos hasta reducirla a unos pocos ofertantes.
¿En qué consiste el proceso de selección de los proveedores?
En la siguiente tabla te mostramos los diferentes pasos que se pueden dar a la hora de realizar el proceso de selección de proveedores:
| PASOS | DESCRIPCIÓN |
| Informarse sobre los proveedores | La empresa debe tener claras las diferentes fuentes de información posibles a la hora de buscar un nuevo proveedor. Entre ellas se encuentran las páginas web, las recomendaciones de otros proveedores, etc. |
| Pedir información a los proveedores | Es fundamental tener una lista con los candidatos para poder iniciar el proceso de contacto y, así, pedir la información necesaria para realizar el proceso de selección. Los aspectos que se deben conocer sobre los proveedores son los siguientes:Calidad (calidad de los productos, materiales que se utilizan, período de garantía, servicio postventa, etc.).Condiciones económicas (precio del producto, descuentos disponibles, forma y plazos de pago, precio del transporte y seguro, etc.).Otras condiciones (períodos de ofertas, plazos de entrega, tipo de embalajes, etc.). |
| Evaluar y seleccionar | Se ha de realizar una ficha para cada uno de los proveedores con la información que se ha recopilado. Hay que tenerlas en la base de datos del ERP de la compañía y, por otra parte, hacer una comparativa de las condiciones que ofrece cada proveedor. Así se puede decidir con cuál de ellos le conviene trabajar a la empresa. |
| Evaluar expectativas | En esta fase se deben verificar los criterios de selección de proveedores según las expectativas que cumplen los candidatos. De acuerdo con lo analizado gracias a la comparativa de aspectos clave, se podrá seleccionar la compañía adecuada. |
| Elegir | Finalmente, solo queda elegir el proveedor que cumpla mejor los criterios de selección y que establezca unas condiciones aceptables. |
¿Cuáles son los métodos de selección de proveedores?
Una vez se tienen claros los criterios a aplicar, es hora de pasar a la implantación del método de selección de proveedores.
Los criterios de selección son una lista de todas aquellas cosas que las compañías proveedoras están ofreciendo por la venta de sus productos o servicios, según los requisitos que ha establecido tu empresa. Y también sirven para pedir las cotizaciones de precios y asignar una posición de elección según la importancia que se le dé a cada uno de esos criterios.
En la siguiente tabla puedes ver algunos de los posibles métodos a aplicar en la selección de proveedores:
| MÉTODOS | DESCRIPCIÓN |
| 1. Precalificación | Se trata de un proceso por el cual se reduce la base de datos de proveedores hacia una pequeña selección. Esto ayuda a obtener una solución inicial para estructurar los procesos de decisión. |
| 1.1. Categóricos | Este método hace posible evaluar y seleccionar los proveedores según la información de la que se disponía antes de iniciar el proceso de selección y establecer un proceso de categorización según los criterios establecidos. A partir de aquí, se les asigna una calificación para poder tomar la decisión final. |
| 1.2. Técnicas difusas | Se utiliza para realizar un tratamiento de los datos cuando la información que se ha obtenido no es precisa. Este método es muy utilizado por las empresas del sector tecnológico. A la información recopilada se le aplica un modelo matemático para realizar la selección del mejor proveedor. |
| 1.3. Análisis envolventes de datos | En este caso, se utiliza la eficiencia relativa para la toma de decisiones, con base en las diferentes entradas y salidas de los resultados obtenidos para la selección de proveedores. Las diferentes alternativas se analizan sobre el prisma de la relación que existe entre el coste y el beneficio que ofrece el proveedor. |
| 1.4. Razonamiento según casos | Consiste en un proceso de decisión y evaluación de diferentes casos que se han dado anteriormente. La toma de decisiones se basa en informaciones y experiencias de situaciones conocidas por la empresa. |
| 2. Selección final | Una vez que se ha realizado el proceso de precalificación, la compañía ya está preparada para tomar una decisión definitiva. Según los criterios establecidos y una vez aplicados los métodos de selección, la empresa puede tomar la mejor decisión. |
Para poder realizar un seguimiento de los diferentes criterios de selección de proveedores, existen diferentes software que se han especializado en crear fichas comparativas. En este sentido, los ERP son herramientas que aportan toda la información necesaria pararealizar la selección y que ayudan a analizar los criterios marcados. Si tu empresa aún no cuenta con uno, este puede ser el momento de empezar a hacerlo.
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