Cómo afrontar con garantías un proyecto de conversión

Ante un proyecto de migración monumental como el que os comenté en mi anterior post, aparecen una serie de imprevistos que provocan situaciones tan divertidas como, por ejemplo, no contar con solamente con un sistema de información en origen sino ¡¡tres!! que, además proceden de entornos diversos, algunos en soluciones de competidores, y otros en plataformas desarrolladas a medida. Aderézalo con una guerra interdepartamental y multiproveedor más o menos velada. Guerra en la que nadie quiere ser el primero en levantar la mano y decir: -“No llego en los plazos acordados”. Y como guinda final, en multitud de casos, las ingenierías realizadas por otros proveedores chocan directamente con los desarrollos efectuados.

Para acabar de ubicarnos, podemos estar trabajando con un cliente que viene de una experiencia negativa con otros proveedores… Sin olvidar aquellas claúsulas en las que señala que cualquier incumplimiento o desviación de los indicadores de calidad exigidos por contrato, penalizaría al avance global de proyecto. Por no hablar del envío, por parte del cliente, de unas largas sombras negras, listas para invadir nuestras apretadas agendas y fiscalizar cualquier movimiento y pestañeo del equipo.

Ya veis que estamos hablando de PRO-YEC-TOS. ¿Y cómo deben reaccionar desde el departamento de migración de cualquier empresa especializada en ERP?. Pues aplicando una serie de principios que, si bien parecen de sentido común, a veces no lo son tanto:

Definir y tener muy controlado el alcance del proyecto. Fundamental.
Gestionar correctamente a los interesados en el proyecto (positivos y negativos). Muy frecuentes debido a los diferentes cambios sufridos a nivel de dirección y de interlocutores asignados del cliente. Debemos saber en cada momento para quién estamos trabajando.
Planificación continua de los objetivos y de las diferentes fases del proyecto. En un proyecto los cambios son constantes. Acostumbran a ser provocados por la modificación del alcance del mismo. Pero también del cronograma, de la calidad y debidos a cambios internos y externos, estructurales y organizativos.
Control de los costes del proyecto y de los recursos asignados. Vinculando y desvinculando colaboradores, según las diferentes fases planificadas.
Continua identificación y gestión de los riesgos del proyecto.
Seguimiento semanal y diario de los entregables efectuados. Basados en la ejecución de comprobaciones, pruebas, informes y análisis de indicadores, así como numerosas reuniones semanales.
Control y monitoreo exhaustivo interno y externo. Con el objetivo de identificar acciones correctivas y/o preventivas de posibles problemas, que han ido apareciendo en el ciclo de vida del proyecto.
Definición de planes de comunicaciones y control de las gestiones del cambio.
…¡y mucha atención a los imprevistos!

Y después de todo esto, cuando la cosa sale bien ¿Qué? Primero de todo una gran satisfacción personal y orgullo de trabajar codo con codo con el resto del equipo y sobretodo con la gente de IT de la propia empresa, especialmente su dirección. A estos últimos un gran agradecimiento por la confianza y por el apoyo. No hay mayor satisfacción que ver que, todo lo planificado, en mayor o menor medida funciona. Y lo más importante, que el cliente trabaja de una manera más sencilla y eficiente y con sus nuevas necesidades cubiertas con un nuevo sistema de gestión empresarial. Un buen PRO-YEC-TO triunfa cuando se convierte en mejor servicio al cliente/usuario quien no tiene porqué saber de las horas de sangre, sudor y lágrimas invertidas. Para nosotros eso es un buen servicio al cliente.

¿Y a nivel particular? Bien, además de la experiencia y el oficio —y de algunas amistades creadas—, cada integrante del equipo crece profesionalmente y evoluciona aportando conocimiento sobre un negocio o sector concreto a sus conocimientos como consultor. ¿Qué más podemos pedir como profesionales? Cumplimos con lo prometido y a veces somos un referente para el cliente; mejoramos en nuestras capacidades como consultores y aprendemos sobre sectores o negocios determinados, pudiendo aplicar lo conocido a otras empresas.