digitalizacion de procesos
6 Abr. 2022

Cómo aplicar la digitalización de procesos para crear empresas competitivas

 

Estamos en la era de la revolución digital, un momento crucial para la aparición de negocios disruptivos que superan en muchos casos las barreras tradicionales, transformando productos y servicios. Esta etapa decisiva en el desarrollo de los negocios obliga a las empresas a trabajar en el marco de la digitalización de procesos y a fomentar la transformación digital

A continuación, te contamos más sobre este tema tan importante para la competitividad corporativa.

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¿Qué es la digitalización de empresas?

Cuando hablamos de digitalización de empresas nos referimos a una transformación de los procesos, relaciones y modelos de negocio, con el objetivo de adaptarse a las nuevas tecnologías y lograr ser competitivos. En otras palabras, radica en ajustarse a la revolución digital y tecnológica que estamos viviendo en estos tiempos.

Se trata de un proceso integral en el que toda la cultura de la organización se ve involucrada. No consiste simplemente en la utilización de nuevas tecnologías. No se trata de crear una tienda online y salir a correr. No. La digitalización comprende una cultura empresarial, en la cual deben estar involucrados todos los niveles del organigrama de la compañía.

¿Qué importancia tiene la transformación digital para las empresas?

Las ventajas más evidentes de la utilización de tecnologías más avanzadas son, por un lado, una mayor eficiencia en los procesos y, por el otro, el ahorro en costes. Pero, más allá de dichos beneficios, este factor se torna imprescindible para el crecimiento futuro de cualquier compañía.

Digitalización de empresas, una obligación más que un capricho

Sintetizando, la digitalización de empresas sucede en varios frentes. Se trata de un plan paulatino, meditado, a medio plazo y en el que necesariamente tienen que colaborar las personas que componen la compañía. 

Sus finalidades son adecuarse a los cambios y a las nuevas formas de consumo, un acercamiento a los clientes más efectivo, la mejora de las relaciones en todos los ámbitos, etc. Todo ello a través de un tratamiento y una explotación eficaces de los datos, tanto internos como externos, que parte de la digitalización de procesos.

¿En qué consiste la digitalización de procesos?

La digitalización de procesos es la adaptación de los procesos de una empresa al entorno tecnológico, por lo que consiste en aplicar herramientas digitales. Esto lleva a que los procesos manuales o analógicos pasen a ser digitales, cosa que favorece, además, la obtención y gestión de datos.

Esta transformación se puede aplicar a todos los procesos que se dan en una organización, como son los siguientes:

  • Procesos de dirección
  • Procesos operativos
  • Procesos de soporte
  • Procesos de gestión
  • Procesos logísticos
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Ventajas de la digitalización de procesos

  • Transformación digital del negocio. La digitalización de procesos forma parte de la transformación hacia una organización digital, en la cual es fundamental trabajar actualmente.
  • Ayuda en el cambio de modelos de negocio. La digitalización aporta datos para evaluar el modelo de negocio de una empresa y poder mejorarlo o cambiarlo si es necesario.
  • Mayor y mejor capacidad de análisis. La obtención de datos fiables proporciona información apta para su análisis. Eso sí, cuantos más datos tenga tu organización, más herramientas digitales deberás incorporar para el manejo de los mismos.
  • Mejora en la operativa. La digitalización hace que la cadena operativa fluya mejor y sea más eficiente.
  • Ahorro de costes y tiempo. El manejo de datos, la sistematización en los procesos y la automatización hacen posible que la empresa ahorre tiempo y dinero.
  • Mejora en la toma de decisiones. Contar con la información necesaria en el momento clave permite que las personas responsables sean capaces de tomar las decisiones acertadas en un menor tiempo. 
  • Aumento de la eficiencia y la productividad. Digitalizar los procesos posibilita que una compañía sea más eficiente y productiva en todos sus niveles.
  • Fomento de la innovación. Aplicar nuevas tecnologías digitales hace posible observar los resultados y ver oportunidades con una mentalidad futurista. La digitalización ayuda a evaluar las diferentes opciones para implementar acciones innovadoras dentro de la empresa.
  • Mejora en las condiciones laborales. Al permitir aumentar la eficiencia y la productividad, la digitalización de procesos potencia la motivación y la percepción positiva de los trabajadores e incrementa su nivel de implicación.
  • Facilitación de la comunicación y el trabajo en equipo. La digitalización de procesos, así como la implementación de todos los sistemas de gestión integral, agiliza la compartición de información entre los diferentes departamentos y niveles de la organización, algo que facilita el trabajo en equipo y por proyectos.
  • Aumento en la oportunidad de venta. Con la puesta en marcha de sistemas digitales, la empresa puede concentrar más esfuerzos en la captación de nuevos clientes. Además, la propia digitalización fomenta que la percepción por parte del usuario sea de mayor confianza.

Claves de la digitalización de procesos

Cambio de mentalidad

La digitalización de procesos no solo consiste en añadir equipos tecnológicos o un software de gestión empresarial, va mucho más allá. Se trata de cambiar la mentalidad corporativa a nivel organizativo. En esta evolución, se debe trabajar en la relación entre la tecnología, las personas y los procesos. 

Experiencia del cliente

La forma de consumo ha cambiado, y también la relación de los usuarios con las compañías. Esto ha transformado por completo las estrategias de negocio y ha hecho que la digitalización de las empresas coloque al cliente en el centro del negocio

Ofrecer una óptima experiencia de usuario, facilitar la compra, hacer que la marca esté disponible en diferentes dispositivos, ofrecer una buena atención al cliente o la personalización son solo algunos de los elementos a los que se debe dar importancia. 

Data Analytics

Los datos lo son todo, permiten medir cada paso y cada acción puesta en marcha; son lo que realmente muestra si el camino por el que estamos avanzando es el adecuado y se ajusta a las necesidades del mercado. La digitalización de procesos incluye la gestión y optimización de los datos para exprimirlos al máximo mediante sistemas automatizados de analítica.

Formación

El recurso humano debe estar capacitado para afrontar los retos a los que se enfrentará con la digitalización de procesos dentro de la organización. Una buena formación permite que la implementación se desarrolle de forma ágil y con el menor impacto negativo posible en las personas que forman parte de la compañía.

Aplicar la digitalización de procesos en la empresa

Digitalizar los procesos no significa necesariamente convertirse en una compañía que se está transformando digitalmente. Sin embargo, que una empresa establezca una estrategia de transformación digital trae como consecuencia la digitalización de los procesos.

Es por ello que lo más recomendable para una organización tradicional es empezar por trazar un plan de transformación digital, en el que se construyan diferentes vías pensadas para una estrategia integral de transformación.

 Con estos 5 sencillos pasos puedes empezar esta implementación en tu empresa:

  1. Identifica los procesos que se van a digitalizar.
  2. Determina qué herramientas tecnológicas te ayudarán a conseguir la digitalización de esos procesos.
  3. Implica al recurso humano de la compañía que se vaya a ver afectado directamente por los cambios.
  4. Realiza pruebas de la digitalización de procesos en los diferentes niveles y mide los resultados.
  5. Valida e implementa las herramientas y realiza la digitalización definitiva en la empresa.

La digitalización de procesos es clave para la competitividad y es una manera esencial de incrementar la eficiencia y la productividad para poder desempeñar un mejor papel en el mercado. 

Sin duda, las organizaciones tienen que ser flexibles e irse adaptando a las nuevas tendencias. Contar con un buen sistema de digitalización de procesos permite que la adaptación y modernización sean mucho más sencillas. 

Cómo puede ayudar a la digitalización de procesos un ERP

Una forma eficaz de digitalizar los procesos en una empresa es mediante la implementación de sistemas de gestión integral como el ERP.

El ERP es un sistema diseñado para automatizar los procesos que se puede utilizar de forma integral en diferentes departamentos.

Hoy en día podemos encontrar ERP que se adaptan a las necesidades de cada compañía y sector, en los que se pueden implementar, diseñar o programar funciones adecuadas para la mejora de procesos.

Es por ello que recomendamos a las grandes, pequeñas y medianas empresas que cuenten con un proveedor especializado en la digitalización de procesos. Este podrá realizar un estudio que facilite la puesta en marcha y un plan ajustado a las necesidades de la compañía para garantizar un mejor funcionamiento y una mayor efectividad.

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