Cómo elegir ERP para mi empresa

¿No sabes cómo elegir ERP y necesitas un software de este tipo para tu negocio? En el mercado existen cientos de soluciones para la planificación de los recursos empresariales que ayudan a simplificar y automatizar los procesos clave de una compañía. Independientemente de cuál sea el sector o el departamento en el cual implementar el ERP, existen soluciones a medida.Entonces, ¿con cuál debes quedarte? ¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir ERP? No importa si vas a implantar uno por primera vez o si lo que buscas es un cambio de software de empresa, hay algunos criterios que te aseguran acertar con tu inversión en tecnología de gestión.

“¿Qué ERP necesito?”

Cuando una compañía apuesta por el cambio de su sistema de gestión empresarial, se abre un escenario complicado. Contar con la información que te daremos a continuación te será de gran ayuda.

El desafío que plantea el proceso de elegir un ERP

Al buscar un software de esta clase, automáticamente se abre una lista de deseos, y esperamos que los problemas que no hemos podido solucionar jamás esta vez sí serán resueltos por el nuevo ERP para la producción. Este nuevo programa deberá satisfacer bastantes expectativas…

La responsabilidad de la elección tecnológica

Otro tema es quién realiza la compra del nuevo software ERP. Las estructuras empresariales, los organigramas, tienen una casilla para el responsable de esta nueva compra: el CIO. Pero cuidado, la firma es del CEO y es el CFO quien dirá si hay fondos para la inversión.

Aparte de eso, los usuarios finales serán quienes, si es un éxito, se mantendrán en silencio y, si no lo es, demandarán a gritos quedarse como estaban y se quejarán de que a ellos nadie les haya preguntado.

Dicho esto, en la compra de un ERP hay que saber escoger a los proveedores y las soluciones que aportan. Ahí radica el éxito en la elección, por un lado. Por el otro, la clave está en buscar una solución de gestión empresarial y no un producto. Debes analizar y saber cómo se ajustará cada programa a tu empresa y no entenderlos como simples productos.

Cómo una elección tecnológica puede influir en tu base de clientes

Hoy en día es impensable que las pymes no tengan un ERP; que sus procesos internos, sus reglas de negocio, sus históricos, su gestión comercial, sus costes internos, previsiones, etc. estén repartidas entre softwares descatalogados o, cuanto menos, desactualizados.

Del mismo modo, que algunas porciones del ciclo y algunos procesos estén cubiertos por soluciones hechas a medida, pero que nadie sabe exactamente cómo funcionan, genera desconfianza. De ahí que algunos clientes y proveedores puedan hacerte la siguiente pregunta: “¿Tienes un ERP?”.

¿Es obligatorio tener un ERP?

Actualmente es necesario ir más allá del “somos una empresa que lleva décadas en el mercado, que tiene un producto especial que necesitas; una compañía especialista…”, así como del “tenemos una posición en el mercado” y demás. Dicho eso, contar con un ERP no es una imposición legal, como sí lo es tener un control horario, una nómina y sus conexiones con la tesorería de la Seguridad Social, o un modo de declarar los impuestos. Pero este tipo de solución es el sistema nervioso que mueve toda la organización de forma ordenada.

Depender de sus herramientas de gestión en el ámbito de TI, y no de su maquinaria y expertise, es peligroso y pocas empresas querrán correr el riesgo.

Algo tan simple como no tener un ERP genera desconfianza, imagen de desorden, inversiones internas innecesarias, una gran lista de temas negativos y una visión de empresa poco moderna y eficiente. Así que, aunque no sea obligatorio, hay que implantar el ERP adecuado.

Elegir ERP: 5 criterios que te ayudan a acertar

Para asegurar el retorno de la inversión en tecnología, la alineación de la solución escogida con las necesidades de la empresa (en general) y de los usuarios del negocio (en particular) es esencial. Por eso, al elegir ERP habría que tener en cuenta lo siguiente:

1. Circunstancias particulares

Hace falta saber en qué situación se encuentra la compañía, con qué está trabajando en la actualidad y qué mejoras habría que introducir. Al elegir ERP hay que buscar cómo responder a las necesidades del negocio; se trata de una prioridad. Además, no se debe olvidar que la tecnología avanza a pasos agigantados. Eso implica que, en ocasiones, al hacer una selección tecnológica tengamos que prever hacia dónde se dirige.

Hay muchos módulos específicos. Podemos necesitar uno, todos, algunos…, o incluso ninguno. Los más habituales en un programa de gestión son estos:

Planificación de producción
Compras
Gestión de inventario
Ventas
Distribución/Logística
Finanzas/Contabilidad
Recursos Humanos

Además, hay que tomar en consideración que este software no solo permite gestionar las áreas del negocio actual, sino que está alineado con la estrategia empresarial, por lo que apoya el crecimiento futuro en nuevas áreas.

2. Entorno del sistema

¿Ser cloud o no ser? Según las necesidades y recursos de tu negocio (tanto informáticos, como económicos) puedes optar por una u otra opción. Aun así hay que pensar que, en plena era de la transformación digital, decantarse por la nube es la decisión más lógica, ya que asegura una disponibilidad permanente que va unida a un beneficio económico importante.

Aunque la facilidad de uso es una característica de la nube, siempre hay que tener en cuenta las capacidades de la organización y evaluar las posibilidades de integración con el resto de sistemas heredados.

3. Tipo de implementación: software a medida o estándar

El coste es una de las principales diferencias, pero al elegir ERP también hay que considerar que es la base sobre la que se apoyará todo el sistema de gestión de relaciones del negocio.

Por este motivo, puede que sea más interesante buscar una solución que se adapte a las exigencias, necesidades (presentes y futuras) y objetivos de la empresa y optar por un sistema que pueda acompañar al negocio en su crecimiento. Habrá que priorizar los que dispongan de los principales procesos estándar de salida (plug & play), pero que a su vez se adapten a las particularidades de la organización.

4. Usabilidad de la interfaz

Cuando se hace una inversión en tecnología, hay que apostar por un producto usable, que no solo haga más fáciles los procesos más complejos de gestionar, sino que permita a los usuarios ser más productivos y eficientes.

Para eso, además de programar la capacitación tecnológica que les guíe en el manejo de las nuevas aplicaciones y programas, es conveniente pensar desde el principio en interfaces amigables e intuitivas y en la facilidad de uso al elegir ERP. Ese criterio es garantía de beneficios, al simplificar la curva de aprendizaje del usuario.

5. Elegir ERP según el coste

Este criterio será una de las limitaciones que se impongan en la búsqueda del mejor software de gestión. Hay que pensar en términos de coste, pero también evaluar los beneficios potenciales, de ahorro y rentabilidad, que cada una de las opciones puede entregar.

A estas alturas es posible que sigas sin tener claro qué ERP se va a adaptar mejor a las necesidades de tu empresa. Es normal, dado que no existe uno ideal para todas.

Por ello, para elegir ERP y acertar, empieza por estudiar tu caso teniendo en cuenta todo lo que has leído, saca tus propias conclusiones y, cuando tengas claro por qué opciones te decantas, pide ayuda a profesionales con experiencia que te inspiren confianza y te asesoren.

Y no olvides comparar soluciones antes de apostar por un ERP. Es una decisión muy importante. Si tienes dudas, busca un buen proveedor, que sepa gestionar un proyecto de implantación de este tipo de programa. Alguien que se convierta en tu partner empresarial desde la primera visita. Un especialista que no se limite a darte lo que pides, sino que primero te haga las preguntas necesarias para poder ofrecerte lo mejor para tu compañía.Desde Ekon te ofrecemos una soluciónERP que te permitirá llevar a cabo una transformación sólida para tu negocio en un tiempo y coste que la diferencia de cualquier demo y proceso que puedas iniciar por tu cuenta y riesgo. Nuestros expertos están a tu servicio.