Devoluciones a proveedor
29 Oct. 2019

Cómo gestionar devoluciones a proveedor correctamente o logística inversa

 

En el mundo de la distribución, el material fluye de forma habitual de proveedores a clientes en función de las compras que se realizan, pero, en determinadas ocasiones, nos vemos en la necesidad de realizar devoluciones de material. Con este post queremos que aprendas a organizar las devoluciones a proveedor de forma correcta.  

Para lograr la gestión de nuestro almacén de una forma adecuada, es importante conocer las condiciones y el funcionamiento de las devoluciones. 

¿Por qué razones se producen devoluciones a proveedor?

Dependiendo del material con el que trabaje nuestra compañía, puede ser necesario devolver lo que hemos comprado a nuestros proveedores por diversas razones: 

  • El material se encuentra en malas condiciones (roto, boyado…). 
  • El material está en mal estado.
  • El material no cumple las expectativas de calidad que habíamos pactado con nuestro proveedor. 

En el caso de artículos perecederos (alimentos, por ejemplo), y dependiendo del sector, algunos proveedores nos permiten devolver el material si no lo hemos vendido (devolución de material caducado).

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Muchas veces, a pesar de saber que ese material va a ser destruido, el proveedor solicita la devolución, ya sea para verificar el material (desconfianza), reaprovecharlo de alguna forma o incluso para enviarlo a una empresa encargada del reciclaje. En el caso en que el material se quiera reciclar, podría ser que el proveedor te solicite que lo envíes a una planta concreta, siendo el destino del material a reciclar diferente al del propio proveedor.

Como consecuencia de todo lo anterior, podemos ver la importancia de disponer de un ERP que nos permita gestionar esas devoluciones que vamos a tener que realizar a nuestros proveedores de material.

logística inversa

¿Cómo organizar las devoluciones a proveedor?

Lo más habitual para organizar la logística inversa, es disponer de una parte del almacén destinada a las devoluciones de material, incluso en función del motivo de la devolución podemos clasificar los productos a devolver en: caducados, rotos, o los que no cumplen con la calidad. 

De esta forma, la clasificación ayuda a que cuando dispongamos de cierta cantidad de material para el mismo proveedor, se haga una devolución conjunta.

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Definir un circuito de devoluciones genérico es complejo, ya que depende mucho del material con el que trabajemos. De la misma forma, también depende de cómo trabajemos con nuestros proveedores y de cómo se haya pactado la forma de devolver el material. 

Pero la forma habitual de gestionar devoluciones a proveedor es la siguiente:

  • Definir en el almacén donde vamos a ubicar el material a devolver para cada proveedor, agrupando por motivos por el que devolvemos el material. Por ejemplo: podemos disponer de una ubicación para devolver el material roto al proveedor A, y otra para el proveedor B.
  • Establecer la periodicidad de devoluciones a proveedor, por ejemplo, cuando la ubicación está llena, una vez al mes, o cuando se considere necesario.
  • Realizar una propuesta de devolución, generando un documento que puede enviarse al proveedor para comunicarle cuál va a ser el material que le vamos a devolver. En la propia propuesta de devolución se podría especificar el precio, ya que en muchas ocasiones ya se ha pactado con el proveedor el precio en caso de devolver el material.
  • Generar el albarán. Cuando el proveedor acepta la propuesta, se genera un albarán de devolución, que servirá para entregarlo al proveedor cuando se le envíe la mercancía.
  • Recibir la devolución del importe pagado. Por último, la devolución también se acaba integrando en la facturación, donde se nos abona el importe de las devoluciones a proveedor realizadas. 

En definitiva, es esencial organizar correctamente nuestro almacén para ubicar el material a devolver a nuestros proveedores. Un buen ERP facilita la organización y nos permite gestionar la devolución de material de forma sencilla.

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