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8 Abr. 2022

La implementación de un ERP nuevo para minimizar riesgos

 

¿Supone un riesgo para tu empresa lo antiguo que sea el ERP que utiliza? ¿Es relevante que ese ERP esté cerrado y no tenga la posibilidad real de una actualización coherente con las necesidades del momento? La implementación de un ERP nuevo puede ser un paso necesario para la supervivencia del negocio.

Hoy en día, la actualización, la apertura a nuevas opciones, la búsqueda de la eficiencia y la revisión de todo proceso que necesite desbloquear su potencial son más importantes que nunca.

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El fracaso del proyecto en la implementación de un ERP

Quizás no sabías que solo un 55 % de los proyectos de implementación de un ERP cumplen sus expectativas iniciales y que un 23 % de ellos acaban siendo abandonados.

Es imprescindible el uso de una metodología que asegure y maximice el valor de dicha implementación y, para ello, es vital definir correctamente un Process Mapping y sus relaciones departamentales.

El resultado de este análisis debe ser una lista de requerimientos suficientemente detallada y que identifique, sobre todo, los puntos más críticos relacionados muchas veces con el Core Business. A grosso modo, podríamos decir que esta lista es lo que llamamos un RFP (Request for Proposal).

En pocas palabras, la correcta elaboración de un mapa de procesos del negocio es fundamental, y una de las claves del éxito o fracaso en la selección e implementación de un ERP.

Para garantizar el éxito en una iniciativa de este tipo, es necesario trabajar con una metodología de gestión de proyectos, como lo hacen Ekon y su red de distribuidores. Las ventajas de contar con este apoyo son muchas, como anticiparse a los riesgos, cumplir con el calendario de actividades o gestionar correctamente el presupuesto de recursos y económico. 

Basándonos en este expertise, recomendamos lo siguiente:

  1. La implicación directa de los propietarios de la empresa y de la Dirección General (sin ella, sin duda, es mejor no iniciar el proyecto).
  2. Promover una gestión del cambio entre los directivos departamentales y empleados, con base en un análisis.
  3. Dejar este análisis en manos de un consultor de negocio externo de alto nivel, independiente de cualquier marca de software. Esto ayudará a una correcta evaluación y permitirá disponer de la motivación óptima para las posteriores formaciones.

A posteriori, cuando concluya la implementación del ERP, será el consultor del proveedor seleccionado quien aprovechará este mapeo de procesos y RFP, y aportará su valor añadido, tanto desde un punto de vista técnico como del conocimiento y funcionalidad de su ERP.

Debido a la gran cantidad de soluciones que existen en el mercado, elegir la más adecuada no es fácil y lleva tiempo. Iniciar un proceso de selección de software basándose solo en las referencias más conocidas y buscar en Google no es la forma óptima para encontrar el software y proveedor adecuados.

El RFP nos guiará y nos permitirá filtrar y obtener un primer listado de unos 10 proveedores. De esta lista, habrá que realizar una preselección de los 3 ERP (y sus proveedores correspondientes) que vayan más acorde con lo siguiente:

  • Nuestro sector de actividad
  • El tamaño de la empresa
  • Los requerimientos de la misma.
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¿Cuándo cambiaste de ERP por última vez?

Si cambiamos de móvil con relativa frecuencia para contar con las mejores prestaciones, ¿cómo es que en las empresas a menudo se sigue trabajando con un ERP antiguo, con algunos parches o retoques en el mejor de los casos?

Si la última vez que actualizaste en profundidad tu ERP, el fax todavía ocupaba un lugar destacado en la comunicación de tu compañía, ¿crees que trabajas con una herramienta que puede dar respuesta a las necesidades actuales de la organización? ¿Tienes la seguridad de que tu negocio es capaz de aprovechar las ventajas de la transformación digital y el acceso a un mercado cada vez más global?

Según un estudio de Forrester, la mayoría de las empresas utilizan versiones de ERP que están, por lo menos, dos ediciones por detrás de la última actualización y que tienen más de cuatro años de antigüedad. En un entorno en constante cambio como el actual, cuatro años son mucho tiempo.

La tecnología ha transformado el mundo del software empresarial y lo ha puesto por primera vez, en lo que a usabilidad se refiere, por detrás de la tecnología de uso doméstico.

Los trabajadores están acostumbrados a interactuar a través de dispositivos móviles y redes sociales, con tecnologías cada vez más interconectadas a la red. Pero, muchas veces, la implementación de un ERP nuevo permanece ajena a estos cambios técnicos. Imagínate que no se hubieran inventado el smartphone ni las apps, las redes sociales fuesen todavía una ilusión futurista y conectar el ERP al entorno web fuese un concepto extravagante…

¿En quién recae la responsabilidad de este atraso? Según la revista CIO Magazine, “solo un 4 % de los responsables de IT de las empresas creen que el ERP supone una ventaja competitiva”.

Si para esos responsables de IT este tipo de programa dejó de ser una ventaja competitiva hace tiempo, la cifra antes señalada es comprensible. Sobre todo, si ellos ven los ERP como costosas herramientas que piden excesivas horas de implantación y consultoría; sistemas de información alejados de las soluciones plug and play que ofrecen otros fabricantes. 

En definitiva, estos responsables mantienen la visión de unos ERP estáticos que no permiten a las empresas seguir la espiral de cambios que exige el mercado, y eso es un problema.

Quizá la versión de ERP de tu compañía todavía funciona, pero no se trata de eso. Seguramente, parche tras parche y personalización tras personalización, se ha convertido en una herramienta distinta a la que se compró y a lo que la compañía necesita. Las capas de pintura que han supuesto las re-implementaciones y las pruebas de cambios, las integraciones, las modificaciones en los flujos de trabajo y en los informes de esquemas especializados, entre otras muchas “puestas al día”, lo han esclerotizado. Y probablemente han obligado a suplir sus carencias con hojas de cálculo extra e incluso procesos manuales.

A lo mejor ha sido una decisión tomada por fuerza mayor, económica u operativa, pero sea como sea, la empresa cuenta con un ERP que no está alineado con las necesidades actuales del negocio. Y dado que las compañías, de media, solo invierten un 5 % de sus beneficios en IT, habrá poco interés en gastarse el margen de ganancias incrementando esta partida si se considera que el ERP no va a aportar verdadero valor y competitividad a la organización.

Ante esta realidad, tu negocio necesita plantearse ya la implementación de un ERP nuevo para dar soporte a una transformación real —no simples actualizaciones—. Si el sistema que utilizas está obsoleto y fuera del marco empresarial en el que operan tus competidores, quizá necesitas plantearte cambiar este software de tu compañía por uno que sí responda a sus necesidades actuales y futuras.

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