Mapa de procesos: qué es, sus partes y por qué es tan importante

El mapa de procesos de una empresa es la herramienta que aporta claridad a todos los procesos que se desarrollan dentro de su plan estratégico. Su función es ayudar a establecer, paso a paso, los procesos a partir de este plan, a través de una representación gráfica que sea comprensible para todos los miembros del equipo.

Sin embargo, a pesar de su utilidad e importancia, en la actualidad el mapa de procesos todavía no es un elemento habitual en la mayoría de compañías. Por esta razón, es aún más interesante comenzar a utilizarlo en tu empresa para ganar una ventaja competitiva sobre las demás.

¿Qué es y para qué sirve un mapa de procesos?

Un mapa de procesos es un diagrama que representa todos los procesos de una compañía, sus interrelaciones, límites y responsabilidades, entre otras muchas cosas.

Los objetivos principales que persigue esta herramienta son dos:

Conocer el funcionamiento de los procesos.
Conocer el desarrollo de los procesos y las actividades en las que la empresa trabaja.

Por tanto, el mapa de procesos define de forma gráfica el diagrama de valor, en el que se combinan las perspectivas globales de la empresa con las de cada departamento en el que se realiza el proceso. El desarrollo de este mapa, en consecuencia, trata de coordinar los departamentos y el desarrollo de los procesos que se establecen a nivel estratégico, por lo que es necesario identificar estos últimos y jerarquizarlos en función de su definición.

Los mapas de procesos deben ser diagramas concisos y claros para poder ofrecer una visión global de todo lo que está pasando en la empresa. Además, debes tener en cuenta que es necesario usar una misma plantilla para sistematizar el proceso y así identificar las interrelaciones de cada uno de los departamentos con la visión estratégica.

La utilidad del mapa de procesos

El principal objetivo de un mapa de procesos es delimitar correctamente todos los aspectos clave de los procesos: su responsabilidad, las interrelaciones con otros procesos y, en general, toda la información sobre cómo llevarlos a cabo.

Todo ello queda plasmado en un único documento donde se detalla toda esta información de la forma más gráfica posible. Este documento evita fallos en los procesos, permite que nuevas personas se incorporen a un proyecto de una forma sencilla y aporta toda la información de una forma concreta y tangible.

¿Cuáles son los procesos de una empresa?

Los procesos son los que aportan una solución a los problemas que se presentan y se van a presentar en la compañía. Se pueden definir como una serie de tareas o actividades que, de manera coordinada y solo unidas, transforman las entradas en salidas dentro del circuito de trabajo de la empresa.

Dentro de las organizaciones, estas entradas y salidas pueden presentar diversas formas, como las materias primas, la información o incluso las personas. Algunos de los ejemplos más comunes de procesos son el desarrollo de nuevos productos, la entrega a tiempo de los pedidos, un buen servicio al cliente, la asignación de los recursos a los departamentos, etc.

El mapa de procesos es una herramienta clave para quienes los definen. Para crear uno, es necesario tener claro cuáles son los procesos de la empresa, que hacen referencia a la madurez de su gestión y son los siguientes:

Teniendo en cuenta su definición, podemos decir que se identifican 3 tipos de procesos en cualquier compañía. Por tanto, la creación de los mapas debe adaptarse a las necesidades de cada uno de ellos:

Las partes de un mapa de procesos

Los mapas de procesos incluyen una serie de elementos clave aprobados por el Lenguaje Unificado de Modelado o UML, un estándar internacional para su trazado.

Estos símbolos se pueden agrupar en varias categorías:

Símbolos de procesos y operaciones. En esta categoría se incluyen todas las figuras utilizadas con mayor frecuencia dentro de un mapa de procesos. Estas muestran las tareas o acciones que se realizan en la empresa.
Símbolos de ramificación. Aquí se incluyen todos los símbolos necesarios para explicar la dirección en la que el mapa de procesos se debe leer, así como sus puntos iniciales y finales.
Símbolos de entrada y salida. Estos representan toda la información que ingresa o sale del proceso. Por ejemplo, la recepción de un informe es una entrada, mientras que su generación es una salida.
Símbolos de almacenamiento de archivos e información. Por su parte, estos representan todos los soportes, físicos o no, donde se almacena la información. Algunos ejemplos son las unidades de disco duro, las bases de datos o la nube.
Símbolos de procesamiento de datos. Estos últimos símbolos representan un proceso que organiza datos o materiales en un formato estándar.

¿Cómo se hace un mapa de procesos?

Crear, implementar y controlar un mapa de procesos es sencillo, siempre que se haga siguiendo un orden predeterminado y se planifique de una forma clara. Por ello, te recomendamos seguir los siguientes pasos:

Identificar a los actores que van a intervenir en el mapa de procesos. Los actores son todas aquellas personas, empresas o instituciones que formen parte de la compañía.
Definir la misión y la visión de la compañía. Con ello, obtienes un punto de vista claro del lugar desde el que se quiere partir y al que se desea llegar con la actividad que se está realizando.
Identificar al grupo de interés al cual tu empresa se quiere dirigir. Hay que definir las necesidades y las expectativas de los clientes que se quieren captar.
Establecer la línea operativa. Debes establecer la línea que se desea seguir en el proceso a analizar. Para ello, es necesario contestar a la pregunta “¿a qué se dedica la empresa?”. La respuesta es lo que se conoce como proceso clave.
Identificar los procesos de apoyo. El proceso principal necesita de otros complementarios que le ayuden a desarrollarse por completo. Estos procesos de ayuda son los que hay que determinar en este paso.
Establecer los procesos estratégicos. Los procesos estratégicos son todos aquellos que hacen referencia a la dirección de la empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad, etc.
Desarrollar y ordenar las tareas. Una vez tengas todos los procesos y su correspondiente jerarquía claros, debes profundizar en cada uno de ellos describiendo las tareas y actividades de las que se componen. Esto permite secuenciar el orden de las tareas.
Plasmar todos los procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos de manera que, con un simple vistazo, quede claro cuál es la función de cada uno y cuál es su importancia para el desarrollo de la actividad. En este punto se ha de mostrar, de forma gráfica, todo lo que se ha analizado previamente. Debes examinar cada uno de los procesos (estratégicos, clave y de soporte) y entrelazarlos entre ellos. Para esto es conveniente diseñar el mapa usando una determinada simbología (flechas, cajas de color, puntos, etc.).

Ejemplos de mapas de procesos y diagramas

Un mapa de procesos puede ser tan complejo y detallado como los responsables de elaborarlo deseen. A continuación, puedes ver dos ejemplos de mapas y diagramas, uno más simple y el otro más complejo.

En primer lugar, un diagrama simple y sin detallar del proceso de recepción de pagos, con su inicio, final y tareas:

Seguidamente, un ejemplo de mejora de los procesos en el que se incluyen desvíos, tipos de eventos iniciales, instancias, usuarios y otras informaciones:

Una vez vistos los ejemplos, podemos concluir que no existe una única forma correcta de realizar un mapa de procesos. Esta herramienta se tiene que usar para comprender mejor el modo de trabajar de la organización y, del mismo modo que existen múltiples modelos de empresa, también tiene que haber un tipo de mapa de procesos para cada uno de ellos.

Conclusión

En definitiva, los mapas de procesos se han erigido como una herramienta muy útil para conocer los principales procesos de una compañía, sus interrelaciones, límites y responsabilidades, de una forma clara y lo más gráfica posible. Gracias a estos, todos los empleados de una empresa, tanto los responsables como los empleados de más bajo rango, pueden comprender a simple vista en qué consiste un proceso y cómo se puede mejorar, además de poder mostrar a otras personas cómo se desempeña.