Qué es la mejora de procesos y cuál es su importancia

Uno de los objetivos operativos de todas las compañías es la mejora de sus procesos productivos y empresariales. Esta permite hacer más eficientes los procedimientos técnicos de la empresa para reducir costes, optimizar el funcionamiento de algunas áreas o departamentos y reducir al máximo los errores que puedan derivar de tales ineficiencias.

Qué es una mejora de procesos

La mejora de procesos es un procedimiento empresarial mediante el cual se buscan ineficiencias en los procesos de una organización para corregirlos o mejorar su desempeño. Tiene como objetivo realizar una revisión de los mismos y llevar a cabo las adecuaciones correspondientes para minimizar o eliminar los errores de forma permanente.

Como es lógico, pensar que es posible optimizar todos los procesos de una empresa es algo irreal. En ellos intervienen una gran variedad de factores que no siempre están relacionados entre sí, de manera que las compañías deben buscar aquellos que estén generando más ineficiencias y centrarse en optimizarlos en la medida de sus posibilidades.

En los últimos años, la mejora de los procesos se ha convertido en una de las prioridades de las empresas. La consolidación de las nuevas tecnologías, la necesidad de reducir costes y las nuevas formas de trabajo han sido los principales catalizadores que han impulsado la necesidad de mejorar la eficiencia de los procesos empresariales.

¿Por qué mejorar los procesos?

Existen muchas razones para buscar la mejora de procesos en tu empresa:

Reducir, en la medida de lo posible, todas las ineficiencias técnicas y productivas presentes en la compañía, así como los posibles errores que puedan derivarse de ellas.
Disminuir el tiempo de ciclo.
Reducir los recursos necesarios para realizar la actividad, lo que redunda en una mejora de la productividad y una reducción de costes.
Mejorar la calidad del producto o servicio, al menos la que perciben los clientes.

¿Cómo hacer una propuesta para la mejora de procesos? (Fases)

Llevar a cabo un plan para la mejora de procesos implica actuar en varias fases distintas, todas ellas interconectadas entre sí.

Identificar el área o áreas de mejora dentro de la organización

El primer paso para mejorar los procesos es identificar aquella área o áreas que estén generando ineficiencias. Para ello, es conveniente realizar una auditoría interna de procesos que permita identificar los problemas actuales y los riesgos potenciales a los que se enfrenta la compañía.

En muchas empresas existe una figura que se encarga de valorar y corregir estas ineficiencias, especialmente a nivel económico y de costes: la del controller. Para realizar este trabajo, el controller utiliza una serie de herramientas analíticas que normalmente están integradas en los ERP más modernos.

Detectar las principales causas del problema

No es posible resolver un problema (u optimizar un proceso) sin antes conocer la causa o causas que lo originaron. Por eso, se debe analizar el proceso actual para entenderlo de principio a fin y así fijar objetivos de mejora realistas.

Formular los objetivos

Una vez conocidas las causas que originan las ineficiencias, hay que formular los objetivos para una mejora de procesos continua. Evidentemente, estos objetivos deben cumplir con una serie de requisitos:

Ser realistas y alcanzables, en el sentido de que sean posibles de cumplir.
Estar acotados en el tiempo y en su grado de cumplimiento.
Ser susceptibles de modificación ante contingencias no previstas, sin que se pierda el foco del plan inicial.
Ajustarse a la realidad operativa y económica de la empresa.
Ser comprensibles para todos los agentes implicados.
Ser de obligado cumplimiento, y que la empresa haga lo suficiente para su consecución.

Seleccionar las acciones de mejora de procesos

Una vez detectadas las ineficiencias y formulados los objetivos, es necesario seleccionar aquellas acciones que mejoren los procesos de la empresa. Existen diversas técnicas de propuesta, como el brainstorming o la técnica de grupo nominal, entre muchas otras.

En general, el objetivo de esta etapa es disponer de un listado con las principales actuaciones que deberán llevarse a cabo para cumplir con los objetivos establecidos en la etapa anterior.

Realizar una planificación

En esta etapa, el equipo encargado de facilitar la mejora de procesos tiene que realizar la planificación de todas las acciones de mejora acordadas en la etapa anterior, considerando sobre todo sus niveles de interdependencia y prioridad.

La planificación de la mejora de procesos dependerá de una serie de aspectos como son los siguientes:

La dificultad de su implantación. Lo recomendable es priorizar las tareas de menor a mayor grado de dificultad, con el objetivo de ir liberando las tareas más sencillas para centrarse en las más complejas.
El plazo de la implantación. Hay tareas con un alcance totalmente definido que no deberían suponer un esfuerzo excesivo y otras que, en cambio, necesitan de mayor tiempo de implantación por su complejidad. Su priorización dependerá del tiempo que lleve cada una de ellas.
Impacto en la organización. La prioridad también depende del grado de criticidad del proceso. Un cambio importante tendrá más impacto que muchos pequeños cambios continuos, incluso cuando afecten a procesos decisivos. Lo normal es empezar con la mejora de los procesos que menor impacto tengan en la continuidad de la actividad y centrarse posteriormente en los aspectos más críticos.

Seguimiento continuo

La puesta en marcha de una mejora de procesos es solo la primera parte de todo el plan. Después de ejecutarse, es importante realizar un seguimiento continuo de la actividad para evitar que los procesos se vuelvan ineficientes de nuevo.

En este plan de seguimiento se dispondrán, de manera ordenada, todos los cambios en los procesos junto con sus prioridades para establecer su correcto desarrollo.

Conclusiones

En general, todas las empresas, después de periodos más o menos largos de actividad, sufren ineficiencias en sus procesos, bien por obsolescencia o porque estos no estaban bien diseñados desde el principio. Por eso, es importante que idees un plan correcto para la mejora de los procesos empresariales principales, en la medida de las posibilidades de tu compañía.