Una de las características principales del momento que vivimos es que el mercado y el entorno están en constante cambio. Ser capaces de responder y adaptarnos rápidamente es uno de los grandes retos empresariales de estos tiempos. Las empresas que lo logran marcan una gran diferencia respecto a las otras organizaciones.
La revolución digital y la necesidad de transformación empresarial son algunas de las razones que han acelerado esta necesidad de agilidad. Y, sin duda, en estos momentos, las estructuras tradicionales luchan para poder sobrevivir al desafío que tienen por delante. Hacer las cosas como siempre solo retrasa un proceso inevitable, ya que el mercado ha cambiado y las organizaciones también deben cambiar para prosperar.
Una organización ágil se transforma continuamente, es receptiva al cambio, el cual ve como una oportunidad y no como un problema. Estas organizaciones han creado canales para que sus empleados puedan proponer, atreverse y ser creativos a la hora de encontrar nuevas soluciones. Han logrado anteponerse a la incertidumbre y están deseando desarrollarse en su campo para responder a las demandas de sus clientes.
Esta agilidad es una forma de seguir siendo competitivo. Los cambios en la competencia, los consumidores, la tecnología y las regulaciones llevan a las empresas a responder y adaptarse rápidamente. En la actualidad, muchas empresas han emprendido este proceso y se han atrevido a repensar sus sistemas y procesos tradicionales para rediseñarse de acuerdo con las tendencias de mercado y centrarse en las personas.
¿Cómo es una organización ágil?
Una empresa ágil tiene la capacidad sistémica de reconfigurar rápidamente sus estrategias, estructura, procesos, personas y tecnología hacia oportunidades de creación y aportación de valor. Desarrolla la capacidad de adaptarse a un entorno complejo e impredecible al estar centrada en el cliente en lugar de centrarse solamente en las ganancias, mediante ciclos rápidos de aprendizaje y decisión. Se enfocan en construir una red de equipos y personas, dinámicos y digitalizados, empoderados por un propósito compartido.
Las prácticas dinámicas permiten a las empresas respuestas ágiles y rápidas a nuevos desafíos y, al mismo tiempo, generan estabilidad y cultivan la fiabilidad y la eficiencia para establecer una columna vertebral que los guía durante los procesos.
El proceso y las claves de la transformación en organización ágil
Cada empresa debe encontrar su propio camino para convertirse en una organización ágil. Un aspecto vital antes de comenzar el proceso es conocer cualitativa y cuantitativamente nuestro punto de partida. Una vez sabemos cómo estamos, el proceso de transformación de una organización tradicional a una organización ágil debe tener en cuenta 3 claves que pueden ayudarnos a partir con el foco puesto en las personas involucradas:
1. Cocreación de valor
Las organizaciones ágiles se centran en aportar valor. Para ello requieren reimaginar sus procesos, sistemas, modelos de negocio, productos y servicios. Es importante que tomen un punto de vista intensamente centrado en el cliente, satisfaciendo sus necesidades a lo largo de todo su ciclo de vida. A su vez, también se enfocan en crear valor para todas las partes interesadas en el negocio (empleados, inversores, socios, sociedad, etc.).
El objetivo es diseñar enfoques distribuidos y flexibles, lo cual, muchas veces, supone la integración de socios externos en los sistemas propios. Esto se presenta en varias industrias como, por ejemplo: los productos y soluciones modulares de fabricación; las cadenas de suministro, con soluciones ágiles de distribución, y los modelos de negocio modulares e innovadores, como las plataformas como Uber o Airbnb. Este enfoque permite una estabilidad, variedad y personalización de soluciones sin precedentes.
Para dar coherencia y enfoque a estos modelos de cocreación de valor, es importante definir primero una visión y un propósito que guiarán a las organizaciones y sus equipos durante todo el proceso, mantendrán comprometido al personal y crearán una congruencia de marca que servirá como referencia para que el consumidor identifique a la organización y participe en ella de forma auténtica.
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Esta visión y propósito aunados en un enfoque flexible y distribuido tienen el poder de facilitar la detección y aprovechamiento de oportunidades de forma rápida. Las personas dentro de la organización son capaces de captar los cambios en las preferencias del mercado y del consumidor y pueden actuar al respecto. Cuentan con las herramientas para dar forma, crear, iterar, pilotar e impulsar nuevas iniciativas y desarrollar nuevos modelos de negocio.
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2. Red de equipos flexible
Conseguir reemplazar la jerarquía tradicional piramidal por una red de equipos flexible y escalable es una de las claves de la transformación para llegar a ser una organización ágil.
La formación de redes es una forma natural de organizar esfuerzos porque estas equilibran la libertad individual con la coordinación colectiva. Los líderes deben comprender las relaciones humanas para empoderarlas y construir sistemas de colaboración, nutrirlas y mantenerlas.
Estas redes de equipos deben operar con altos estándares de alineación, responsabilidad, experiencia, transparencia y colaboración. Para ello las empresas deben tener un ecosistema estable que garantice que estos equipos puedan operar de forma efectiva, estableciendo roles claros y responsables para que las personas puedan interactuar con la organización y desarrollar su trabajo sin limitaciones burocráticas. Esto lleva al desarrollo de funciones que generan comunidades sólidas de conocimiento y trabajo, lo que abre la posibilidad de atraer y retener talento, compartir conocimientos y brindar estabilidad y una experiencia de trabajo satisfactoria.
3. Ciclos rápidos de pensamiento y acción
Los esfuerzos en las organizaciones ágiles se basan en trabajar en ciclos rápidos de pensamiento y acción. Funcionan estrechamente alineados con su propio proceso creativo y de logro de objetivos. Para ello se necesita la integración de metodologías ágiles para la innovación y operación, que permiten la iteración rápida y continua del pensamiento, la acción y el aprendizaje.
La aplicación de metodologías ágiles como el Design Sprint o Scrum, entre otras, genera formas de trabajo de ciclos rápidos que tienen el poder de afectar a todos los niveles de la organización. A nivel de equipos de trabajo, es posible implementar en tan solo un trimestre iniciativas y ejecuciones estratégicas que, por métodos tradicionales, podrían tardar un año. Igualmente, a nivel de gestión, muchas empresas optan por generar sistemas de gestión dinámicos transformando las revisiones anuales tradicionales en ciclos trimestrales.
Las organizaciones ágiles, por naturaleza, están orientadas al rendimiento. Exploran nuevos enfoques de gestión del rendimiento y sus consecuencias basándose en objetivos compartidos en el trabajo de un extremo a otro de un proceso o servicio específico y miden el impacto empresarial en lugar de la actividad. Esto se refuerza con una cultura de feedback abierto y continuo.
- Explicación de la gestión ágil de proyectos (¡con hamburguesas!)
Está claro que el mundo está cambiando rápidamente. Los entornos empresariales son cada vez más complejos y volátiles. Este es el momento en que las empresas tienen que demostrar agilidad en lo que es más importante: el equilibrio entre el dinamismo y la solidez. Las organizaciones que han optado por esta transformación hacia lo ágil, partiendo de los sistemas ya establecidos y dirigiéndose hacia las acciones centradas en los clientes, tienen la capacidad de adaptarse y reaccionar rápidamente a las circunstancias cambiantes. A raíz de la pandemia, este aspecto se valora mucho más que nunca.
Es miembro del Comité Ejecutivo de PIMEC y presidente del Clúster Logístico de Cataluña, que tiene como misión mejorar la competitividad de la pequeña y mediana empresa mediante la vertebración y modernización de las cadenas de suministro.
Colabora habitualmente con diferentes escuelas de negocios en tareas docentes; escribe artículos y realiza ponencias de forma regular sobre la problemática de la gestión de las operaciones, las infraestructuras logísticas, la innovación y el emprendimiento.
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