Los sistemas de planificación y control son una parte esencial del proceso de gestión de cualquier empresa. Su puesta en marcha recae sobre la Dirección General, la misma que se encarga también de dirigir y organizar los recursos materiales y humanos que se encuentran a su disposición.
Esos sistemas de planificación y control están conformados por varios elementos y, entre ellos, está el presupuesto de tesorería, que nos ocupa en este artículo. El presupuesto de tesorería es un documento en el cual se valoran las entradas y salidas de dinero previstas a medio plazo en una organización. En este artículo, aprenderás cuál es exactamente la importancia de ese presupuesto de tesorería y cómo se elabora.
El presupuesto de tesorería y la función de planificación
Con la planificación, se introducen mecanismos de conexión entre las distintas actividades con la finalidad expresa de alcanzar unos objetivos, por lo que se trata de una tarea en la que deberían intervenir la totalidad de los miembros de la organización.
Una vez definidos los objetivos, las directrices y los planes de acción, se debe realizar una fusión de toda la información obtenida, cuya síntesis se plasmará, de forma cuantitativa, en los presupuestos generales de la empresa. El objetivo de los presupuestos no es otro que expresar, en términos económicos, el contenido del plan de negocios y sus implicaciones, es decir, todos los aspectos económicos y financieros del proyecto.
Por lo tanto, se trata de elaborar un estudio en el que se pongan de manifiesto:
- Los fondos necesarios.
- Las posibles fuentes de financiación.
- La estructura financiera resultante.
- La rentabilidad de la empresa.
Todo ello con el objetivo de valorar la viabilidad económica del proyecto empresarial que vamos a acometer, para lo que deberemos analizar los estados financieros previsionales, formados, principalmente por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el presupuesto de tesorería.
Hasta que los resultados esperados no estén alineados con las expectativas iniciales, deberemos revisar y ajustar la totalidad del proyecto. Es decir, que la previsión de la cuenta de pérdidas y ganancias arroje un excedente a favor de la actividad resulta fundamental de cara a la aceptación del proyecto como viable. Solo así nos aseguraremos de la generación de fondos suficientes que nos permitan la renovación del equipo productivo, la culminación de actividades de I+D, la correcta remuneración a nuestros accionistas, o, simplemente, la devolución de los préstamos y obligaciones contraídas con los acreedores.
Cálculo del presupuesto de tesorería
La elaboración del presupuesto de tesorería requiere una cierta técnica adicional, ya que precisamos, en primer lugar, de convertir los flujos económicos, que nos han permitido calcular los estados financieros previstos, en flujos financieros.
Deduciendo aquellos flujos que suponen una salida de dinero de los flujos que representan entradas de efectivo en el período analizado, obtendremos los flujos netos de caja (FNC), que nos permitirán estimar las necesidades de financiación que deberemos pactar con nuestros acreedores. Estos FNC deben ordenarse para mostrar, de forma separada, los excedentes (o necesidades) de tesorería derivados de la actividad normal de la empresa (FNC operativos), de aquellos derivados del resto de operaciones de la empresa ajenos a la actividad habitual (FNC no operativos).
Naturalmente, el objetivo del análisis es que el saldo final de la tesorería en el período considerado sea mayor que cero (o incluso superior a un cierto límite de seguridad establecido por la empresa), de manera que cualquier balance negativo en uno de los apartados debe ser compensado, bien por un excedente obtenido en el otro apartado, bien por la tesorería acumulada de los períodos anteriores.
Importancia y efectividad del presupuesto de tesorería para la planificación empresarial
Este ejercicio resulta fundamental para la toma de decisiones por parte de la Dirección de la empresa, puesto que es un instrumento que sirve, en primer lugar, para gestionar la obtención de recursos, la negociación con los bancos o la inversión temporal de los excedentes; en segundo lugar, para planificar los riesgos, las políticas de capital circulante (plazos de cobro y pago, mantenimiento de stocks) y las políticas de inversión en activo fijo; y, finalmente, para controlar las desviaciones presupuestarias y en cargas financieras aparecidas con respecto a las previsiones iniciales.
Para que este instrumento resulte plenamente efectivo, el presupuesto de tesorería se debería dividir en tres horizontes temporales distintos:
- A largo plazo manejamos el presupuesto financiero, con un horizonte de tres o cinco años que nos permitirá una planificación estratégica. A esa distancia en el tiempo, solo podemos hablar de las intenciones que tiene la empresa y que se traduce en la evolución esperada de sus masas patrimoniales, lo que nos va a permitir una previsión de las necesidades de capital, tanto permanente como circulante. En ese momento, entramos en contacto con nuestros socios y suministradores financieros para hacerles partícipes del proyecto y solicitar su compromiso en el momento oportuno.
- A medio plazo nos apoyamos en el presupuesto de tesorería, esta vez con un horizonte de un año que nos resultará de utilidad en la ejecución táctica. Aquí, nuestras previsiones resultan mucho más fiables, puesto que combinamos operaciones concretas ya realizadas con estimaciones y previsiones. Como resultado, decidimos sobre la utilización de la financiación y el ajuste temporal de las inversiones a realizar. En ese momento, activamos las facilidades crediticias negociadas en el punto anterior, basadas en su conocimiento y aprobación previa. También decidimos cuáles resultan más adecuadas a la situación actual.
- A corto plazo utilizamos el control de la posición de tesorería con un horizonte de unos pocos días y destinado a la gestión diaria que nos permita prever y evitar situaciones de descubiertos en la cuenta corriente. La información utilizada se basa en previsiones y certezas, puesto que actuamos sobre operaciones seguras o ya realizadas. Como resultado, decidimos el reparto de los saldos entre los bancos utilizados en atención a la fecha valor de las operaciones. En ese momento, utilizamos las facilidades crediticias firmadas en el apartado anterior en función de las necesidades aparecidas en el día a día.
El presupuesto de tesorería y la función de control
Aparte de la utilidad del presupuesto de tesorería para la función de planificación de la Dirección de una empresa, también hemos mencionado que este presupuesto constituye un elemento de ayuda a la Dirección en su función de control de las desviaciones presupuestarias y en cargas financieras. La función de control supone, por una parte, comparar el plan con los resultados finales obtenidos y, por otra, debe servir para proponer medidas que permitan corregir las desviaciones.
Pues bien, la comparación del presupuesto de tesorería, a un año con desglose mensual, con la evolución de los saldos de tesorería realmente obtenidos permite analizar cuestiones vitales como las necesidades adicionales de financiación o la menor capacidad de inversión de que dispone la empresa en un momento determinado.
Y eso nos permite ir a las causas de esas desviaciones, que, lógicamente, pueden provenir de una disminución de los cobros o un aumento de los pagos con respecto al plan previsto (o, por supuesto, una combinación de los dos.
Por lo que respecta a la disminución de los cobros, podríamos encontrar razones tan importantes como ventas menores a las presupuestadas, mayores plazos de cobro concedidos a los clientes, mayores descuentos aplicados sobre la cifra de ventas o, incluso, atrasos en los cobros y detección de posibles situaciones de morosidad. Las causas de los aumentos en los pagos realizados no resultan menos importantes, ya que la causa podría ser una disminución de los plazos de pago, mayor compra con respecto al plan, acumulación de mayores cifras de stock en los almacenes o anticipos en los pagos a los proveedores.
En conclusión, el presupuesto de tesorería es un elemento clave en el sistema de dirección de cualquier compañía, puesto que se encuentra integrado dentro de los sistemas de planificación y control.
Una vez decidido que el proyecto empresarial tiene racionalidad económica y analizada su viabilidad y rentabilidad a través de la cuenta de pérdidas y ganancias prevista, se deben convertir los flujos económicos en flujos financieros para testar su viabilidad desde el punto de vista de la gestión de los movimientos de tesorería.
Así, su utilidad para gestionar, planificar y controlar aconseja la utilización de distintos horizontes temporales. Cada uno de ellos nos va a aportar información que debemos compartir con nuestros socios y proveedores de servicios financieros, para facilitar la obtención de los recursos necesarios.
Por último, el control financiero nos aporta una información muy importante acerca de la gestión interna que permite proponer medidas y corregir desviaciones.
Su carrera profesional se ha desarrollado dentro del ámbito de la Dirección empresarial, así como en las áreas económico-financieras donde ha cosechado grandes éxitos en conocidas firmas como Samsung, o Kiluva.
Actualmente Fernando combina su anterior experiencia docente, impartiendo clases y seminarios en la Universidad de Barcelona y la Universidad Rovira y Virgili, con su experiencia en la gestión empresarial, focalizada en el Proyecto CFO Proyecto Emprendimiento, cuyo ámbito y objetivo se orienta al Mentoring Empresarial.
Además, complementa dicha actividad con la colaboración en la Fundació Privada per la Promoció de l’Autoocupacio de Catalunya, el asesoramiento en el programa Consolida’t de la Generalitat de Catalunya, y la consultoría Financiera de alto nivel.
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