software control de presencia
6 Abr. 2022

Qué es y qué hace un software de control de presencia

 

El nuevo modelo de trabajo híbrido avanza imparablemente. Cada vez son más las empresas españolas que optan por flexibilizar sus políticas y facilitan trabajar remotamente a su plantilla. En este momento de transición, cuestiones prácticas como la elección de un software de control de presencia se suman a otros temas, entre los que destacan los relacionados con la cultura empresarial.

Quienes optan por dar este paso desean ofrecer a sus empleados la mejor experiencia posible y, al mismo tiempo, no pierden de vista la normativa. Dada la obligatoriedad del control de presencia, las compañías que no habilitan los medios para llevarlo a cabo de manera efectiva se exponen a sanciones por incumplimiento. El elevado coste de las mismas, que va de los 600 a los 6.250 euros, apremia a quienes buscan evitar a toda costa ser expedientados.

¿Sabías que solo medio año después de entrar en vigor esta medida ya se habían contabilizado sanciones por valor de 113.000 euros por motivos relacionados con el incumplimiento de los requisitos de control horario? Un software de control de presencia es clave para evitar estos problemas.

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Obligaciones en materia de control de presencia

El Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo de 2019, es la base legislativa de esta medida que busca impulsar la seguridad jurídica (tanto para los empleados como para los empleadores), garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada laboral y facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Esta norma exige a las empresas lo siguiente:

  • Contabilizar las horas ordinarias y complementarias de los trabajadores.
  • Habilitar medios para que los empleados puedan realizar el registro diario.
  • Resumir el cómputo de horas mensualmente.
  • Conservar estos datos durante un mínimo de 4 años y asegurar que quedan a disposición de la Inspección de Trabajo, en caso de ser solicitados.

¿Qué ocurre si un trabajador no ficha?

Previa información a la plantilla de esta obligación, si algún empleado no registra sus entradas y salidas intencionadamente de manera repetida, ya sea en un software de control de presencia o mediante otro sistema, o se olvida de cumplir con esta condición con demasiada frecuencia, pueden tomarse medidas. En concreto, la empresa podría invocar el artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores y sancionar al empleado.

¿Quién está obligado a fichar?

Todas las personas vinculadas a la empresa por contrato laboral tienen la obligación de dejar constancia de la hora a la que inician su actividad laboral y la hora a la que la finalizan. El control de presencia debe llevarse a cabo, independientemente de si se acude presencialmente al centro de trabajo o si se teletrabaja.

¿Cuándo es obligatorio el registro de la jornada laboral?

Lo es siempre (cada día) desde hace meses y no existen excepciones para ninguna empresa con empleados. El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores lo explica.

La Encuesta de Población Activa lanzada en 2019 descubrió que cerca del 5 % de los asalariados realizaba horas extras y que, de ellos, un 50 % no las cobraba ni las cotizaba. En ese año, solo un 4,8 % de los asalariados en nuestro país trabajaba remotamente.

A partir de mayo de 2019, cuando se editó la ley de control horario, todas las compañías tuvieron que adaptar su modo de registro de la jornada laboral

Hoy, 8 de cada 10 empresas incluyen algún tipo de política de trabajo flexible. En un principio, el cambio a este entorno distribuido planteaba un reto a los empresarios a la hora de organizar la actividad y realizar un control de presencia efectivo. Pero, en la actualidad, la búsqueda de soluciones eficaces como un buen software de control de presencia les ha brindado nuevas ventajas que muchos han sabido aprovechar.

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Un cambio de paradigma en el registro de la jornada laboral 

Con la pandemia y el confinamiento, tanto la mayoría de las empresas como gran parte de los empleados por cuenta ajena se vieron en la necesidad de cambiar sus sistemas de producción, y esto afectó también al control horario.

Ante una realidad que impedía trabajar de forma presencial a la totalidad del tejido productivo (que se clasificaba como “no esencial”), cabía hacerse una pregunta: ¿qué sucede con algo tan fundamental como el registro de la jornada laboral de todas las personas que están trabajando desde sus hogares por obligación? 

La improvisación forzada por un confinamiento que empezó de la noche a la mañana, y que en muchos casos requería el teletrabajo, sorprendió a las empresas sin las herramientas adecuadas para algo que había sido uno de los asuntos legales estrella de las relaciones laborales durante 2019: el control horario. Una medida que, originalmente, también estaba pensada para lo siguiente:

  • Alcanzar una mejora en la conciliación de la vida personal y la laboral.
  • Penalizar el exceso de horas trabajadas mediante la actuación de la autoridad laboral (inspección de trabajo), que obliga a su abono y cotización al sistema de la Seguridad Social.

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La falta de medios para el control horario en los hogares

La premura con la que muchas empresas y empleados por cuenta ajena tuvieron que obedecer a la obligatoriedad del confinamiento llevó a muchos a tener que trabajar desde sus domicilios de un día para otro. 

Así, los medios de control físico clásicos que se encontraban en los centros productivos de trabajo, como las tarjetas de uso personal o el control por huella dactilar para los fichajes, dejaron de tener sentido. Y fue entonces cuando la utilidad de los software de control de presencia se disparó.

Trabajar desde casa no requiere tan solo de unas nuevas rutinas y disciplinas a la hora de ser productivos, también de un cambio de medios si se quiere seguir cumpliendo con las normativas laborales estipuladas sobre el control horario

El control de presencia en la empresa híbrida

Con el fin de seguir aplicando el control horario en condiciones de teletrabajo y trabajo en remoto, desde Ekon proponemos las siguientes medidas:

  • Fomentar el uso de aplicaciones y/o ERP de integración de procesos productivos con los que el empleado, en remoto, pueda seguir produciendo según las necesidades de cada negocio. Estas herramientas facilitan el trabajo y permiten identificar a qué hora se conecta cada usuario, el tiempo efectivo de conexión y la hora de desconexión, datos que hacen posible el registro de la jornada laboral.
  • Desde el departamento productivo correspondiente o desde el de Recursos Humanos, enviar a los empleados el nuevo horario de trabajo estipulado o la jornada necesaria para que la empresa siga activa. Esta comunicación es de máxima prioridad de cara a la autoridad laboral y para actualizar las necesidades productivas de la organización.
  • Al mismo tiempo, enviar al trabajador en remoto pautas de buenas prácticas a aplicar desde el hogar que la compañía no pueda controlar desde la distancia. El objetivo de esta medida es garantizar su bienestar y la máxima productividad.

La empresa híbrida busca ser más adaptativa y eficiente, encuentra nuevas formas de elevar su productividad y, a la vez, garantiza una experiencia más satisfactoria y personalizada a los empleados.

En este modelo de negocio el cumplimiento es tan importante como lo era en su versión tradicional, antes de flexibilizar las políticas de trabajo. Por eso, una de las prioridades es hacer una buena elección de software de control de presencia.

Qué es un software de control de presencia

El software de control de presencia es una solución que permite hacer un registro de la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador de la empresa, sea cual sea su ubicación. Entre la información que ofrece se encuentran estos datos:

  • La hora a la que cada empleado ha empezado y finalizado su trabajo.
  • El cómputo total, por mes, de las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador.
  • La cifra del total de horas extras trabajadas en la empresa en ese periodo.

Lo que no hace es almacenar datos relativos a la productividad. El software de control de presencia no resulta invasivo en este sentido y se limita a hacer más fácil alcanzar el nivel de cumplimiento exigido por la ley.

Hoy día, teniendo en cuenta que teletrabajar es una opción viable, los sistemas manuales tienen muchas desventajas en comparación con el software de control de presencia. Y es que este hace posible la integración con otras herramientas tecnológicas, opera en la nube y no requiere de ningún tipo de instalación.

Qué hace un software de control de presencia

El software de control de presencia de Ekon ayuda a lo siguiente:

  • Reducir costes operacionales, al facilitar la adaptación a las cargas de trabajo y necesidades del negocio.
  • Impulsar la productividad, reduciendo tiempos muertos y optimizando el aprovechamiento de los recursos disponibles.
  • Simplificar la creación de nóminas, evitar errores y agilizar la tarea gracias a la automatización.

Muchos señalan que los software de control de presencia han supuesto un antes y un después en la gestión del absentismo, aunque la ventaja más valorada por los empleados es que contar con una solución de este tipo facilita la conciliación. ¿Cuenta tu empresa ya con uno?

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