Las ventajas de un almacén regulador en logística

Un almacén regulador se encarga de mantener en un determinado lugar las materias necesarias para la fabricación final de productos. Este espacio se localiza cerca del área de abastecimiento o en zonas internas de la factoría, donde se consumen esos materiales.

Disponer de almacenes reguladores es muy importante en sectores específicos como el de la logística. En este, a día de hoy, es algo que resulta imprescindible, porque cada vez se necesita contar con un servicio más eficiente con el que poder responder a tiempo a las peticiones de los clientes.

En esa línea, las exigencias han afectado a los canales de provisión y distribución de mercancías. Esto significa que la cadena logística de la empresa y sus operadores deben adaptarse. El tema es amplio pero, para empezar, en este artículo nos centramos exclusivamente en el almacenamiento, los beneficios de trabajar con un almacén regulador y cómo gestionar las recepciones de material en él.

Infraestructura del almacenamiento en logística

Para guardar, proteger y conservar en buenas condiciones las mercancías durante un periodo determinado de tiempo, es necesario contar con una adecuada infraestructura de almacenamiento en logística. Esta permite, además, desempeñar otras tareas como el transporte, la ubicación, la manipulación y la preparación de pedidos.

Cada parte de la cadena cumple su función en el conjunto para que la actividad se optimice lo máximo posible y exista un flujo de mercancías adecuado. Uno que pueda minimizar costes sin perder calidad.

Estas son las áreas de trabajo y su labor:

Diseño del layout del almacén. Partiendo de un análisis de las necesidades de la empresa y de su previsión de crecimiento, se debe fijar la estrategia a seguir mediante este elemento que marca la correcta gestión del almacenamiento.
Gestión de los materiales. Se trata del conjunto de operaciones necesarias para preparar, ubicar, trasladar y almacenar los productos. Aquí están implicados los operarios, las máquinas y los espacios de depósito de la mercancía, así como su control.
Picking y preparación de pedidos. Este proceso consiste en mover los productos de las estanterías, ordenarlos, empaquetarlos y expedirlos. Esta preparación conlleva un coste, marcado por el número de pedidos procesados en un día por un tiempo concreto de media.
Gestión de stock e inventario. Aquí se regulan y optimizan los niveles de existencias del almacén a través del uso de un software ERP para tener, entre otras ventajas, registros exactos.
Seguridad. Algo que no puede faltar en el almacenamiento por los riesgos a los que se exponen tanto las mercancías como el personal.

Beneficios de trabajar con un almacén regulador

Reducir costes. Como se aumenta la eficiencia en cada uno de los procesos, se obtiene un ahorro económico, pues las operaciones son más rentables.

Optimizar el stock. Con el control diario se pueden hacer previsiones y obtener mejores condiciones de los proveedores en la negociación de productos. Gracias al almacén regulador se disfruta de una visión completa muy útil.

Reducir la distancia en los trayectos y en los tiempos de transporte. El almacén regulador suele estar cerca de las plantas productivas o en ubicaciones estratégicas, algo que ayuda a que los movimientos de mercancías sean más rápidos y cortos. Esto reduce las emisiones de carbono, por lo que también se refuerza la imagen de respeto medioambiental.

Conseguir mejores tiempos de respuesta. Como consecuencia del punto anterior, se puede disponer de lo necesario en horas o minutos. Esto repercute en la mayor satisfacción del cliente, que gana confianza en el servicio.

Mejorar la calidad del servicio. Esa mayor inmediatez en la respuesta es ya algo prioritario para el consumidor.

En qué puede ayudar un programa de gestión de almacén

Un programa de gestión de almacén, como el de Ekon, permite disponer de una cadena de suministro más eficiente y fluida.

Gracias a las distintas funciones que ofrece este tipo de software, cada vez son más las empresas que confían en él, ya que facilita el desempeño de tareas. Conforme aumentan las exigencias del cliente, también deben incrementarse los niveles de eficacia para responder con un servicio de la máxima calidad.

En general, este tipo de programa ayuda a adaptarse a las nuevas formas de consumo con modelos logísticos y herramientas mejoradas. En el escenario actual juega un papel fundamental, ya que su uso optimiza la gestión, aporta flexibilidad a la cadena y mejora el control del inventario y el reabastecimiento, entre otras ventajas.

Otro beneficio que hay que destacar está vinculado al Business Intelligence, que permite el análisis de datos que se añaden al ERP. Esto favorece la mejora de todos los procesos logísticos, ya que se pueden obtener conclusiones de lo que funciona o necesita revisión.

Entre las funciones del software ERP, por áreas, se encuentran las siguientes:

Gestión de pedidos (compras y ventas)
Facturación a clientes
Información de la trazabilidad de cada lote y artículo
Gestión de almacenes (propios, externos y de tránsito)
Inventario en tiempo real
Gestión de documentos
Seguimiento de KPIs
Gestión de precios, ofertas, descuentos y promociones
Elaboración de ofertas
Analítica y presentación de datos
Relaciones con proveedores y clientes

¿Qué tres características definen al programa de Ekon? Digitalización completa, integración total de las distintas gestiones y adaptabilidad a todo tipo de situaciones.

Cómo gestionar la recepción de mercancías

Una de las tareas concretas más importantes en la empresa logística es la recepción de mercancías. Esta puede llevarse a cabo de manera impecable siempre y cuando se sigan unas sencillas pautas, que tienen que ver con una buena previsión.

En este proceso hay que saber con exactitud qué destino tendrán después los productos, cómo se les dará salida, a qué precio se venderán, cuánto tiempo permanecerán en el almacén y en qué lugar se ubicarán temporalmente. En esta línea, hay tres factores imprescindibles:

Contar con un software ERP para tener todo eso controlado. Es decir, para saber lo que se necesita, dónde se puede colocar la mercancía una vez recibida, qué margen quedará libre para la empresa, etcétera.
Planificar el stock para disponer del aprovisionamiento necesario en todo momento, sin pasarse de la raya. Eso es, contar con una cantidad adecuada de productos, para evitar también que queden obsoletos o sin salida.
Tener unos protocolos claros, estables y fiables compartidos con los empleados del almacén regulador (o de otro tipo), para que los conozcan antes de que lleguen las mercancías. Así sabrán qué pasos dar siguiendo lo establecido.

¿Y cuáles son esos pasos una vez recibidos los paquetes?

Realizar un primer chequeo visual de los mismos para comprobar que todo está correcto, tanto en el producto como en la documentación y el destinatario. Es importante revisar el embalaje, los posibles daños en la mercancía, etcétera.

Después, hay que desembalar y trasladar el bulto a su ubicación para posteriormente verificar si se corresponde exactamente con lo que se compró, en número y tipo.

El último paso consiste en introducir la información en la base de datos para tener fichado el producto y rellenar los documentos necesarios de proveedor, plazo de entrega al cliente y precio, entre otros.
Por supuesto, todo este proceso resulta más rápido, ágil y eficiente con un software ERP como el de Ekon.