¿Qué es la externalización de servicios y cuáles son sus ventajas?

La externalización de servicios, también conocida como outsourcing (out, que significa fuera, y source, fuente), es una práctica cada vez más extendida dentro de las empresas, sobre todo en entornos empresariales que requieren una mayor especialización, conocimiento o experiencia.

De hecho, según el informe ‘Global Business Pulse’ de Grant Thornton, hasta el 40 % de las pymes españolas asegura haber externalizado alguno de sus servicios en 2021. Y es que esta herramienta es una de las fórmulas más efectivas que las organizaciones pueden activar para mejorar su rentabilidad y su competitividad. ¿Quieres saber qué servicios podría externalizar tu compañía y cuándo conviene hacerlo?

Qué es la externalización de servicios u outsorcing

La externalización de servicios es una estrategia empresarial que consiste en subcontratar determinadas actividades dentro de un proyecto o una organización para que sea otra compañía la que se encargue de prestar esos servicios.

En realidad, el outsourcing forma parte de la mismísima esencia empresarial, ya que es una práctica que se viene realizando desde que existen las empresas. En la actualidad, la mayoría de compañías disponen de algún tipo de estrategia de externalización de servicios, gracias a la eficiencia que proporciona y a su poder de optimización.

A pesar de la creencia generalizada de que el outsourcing es una estrategia pensada únicamente para grandes empresas, lo cierto es que las pymes también pueden recurrir a esta práctica, especialmente en algunas áreas donde la gestión es más compleja, como la del asesoramiento legal o la contable.

¿Por qué y cuándo realizar la externalización de un servicio?

Normalmente, las compañías suelen recurrir a la externalización de servicios cuando necesitan algún tipo de asesoramiento sobre una determinada actividad; por lo general, debido a su complejidad o a la imposibilidad de contratar a una persona dedicada en exclusiva a ese ámbito.

No obstante, existen otras razones por las que una empresa puede decidir externalizar un servicio:

Tener acceso a todo tipo de recursos empresariales y a una experiencia con la que no cuenta la organización en un momento determinado.
Necesitar crear estructuras dinámicas y flexibles dentro de la compañía, capaces de adaptarse a las situaciones cambiantes del mercado.
Reducir costes, al eliminar la necesidad de disponer de determinados servicios y conocimientos dentro de la misma empresa.
Disponer de más tiempo para acometer determinadas actividades estratégicas y que aporten un mayor valor añadido al negocio.
Mejorar el servicio prestado, ya que algunas actividades las pasa a realizar una empresa que conoce mejor el área de actividad, al disponer de profesionales que se dedican en exclusiva a ella.
Contar con un verdadero socio estratégico que asesore a la organización a lo largo del tiempo en la resolución de sus problemas y realice su seguimiento.
Cubrir una necesidad temporal para la que no se tiene pensado abrir un nuevo departamento o área, ya que resulta más rentable contratar a un intermediario.

En qué contextos no se recomienda externalizar un servicio

Si bien la externalización de servicios presenta numerosas ventajas, lo cierto es que también tiene una serie de inconvenientes que hacen que no siempre sea una buena estrategia para cualquier empresa y tipo de actividad.

Se deben gestionar las relaciones comerciales y legales con los proveedores que prestan el servicio, lo que exige la intervención de un asesor legal y consume cierto tiempo y recursos que no serían necesarios en el caso de no tener el servicio externalizado.
Es necesaria una cierta supervisión del servicio contratado, ya que este no siempre se presta de acuerdo con las necesidades del negocio.
La empresa proveedora del servicio tiene acceso a información confidencial y secretos comerciales que pueden ser sensibles.
Se pierde el control de la actividad y se corre el riesgo de incrementar la dependencia de un proveedor externo. En cierto modo, este pasa a ser parte de la organización y se puede crear una relación de cierto riesgo.
En este sentido, si el servicio subcontratado es crítico para la empresa, puede crearse una relación difícil de romper, especialmente si la compañía de outsourcing es la única que tiene conocimiento o experiencia en esa área.

¿Qué servicios se pueden externalizar?

Cualquier actividad es susceptible de ser externalizada, desde la propia constitución de la empresa hasta su disolución, pasando por todas las que se desarrollen entre medias. Sin embargo, la mayoría de trabajadores que se dedican a labores de externalización se suelen encontrar, fundamentalmente, en alguna de las siguientes categorías:

Diseño web, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones informáticas.
Actividades jurídicas y de asesoramiento legal.
Contabilidad, finanzas y presentación de modelos de impuestos.
Limpieza de edificios, naves industriales y oficinas.
SEO y marketing online.
Gestión de recursos humanos.
Soporte de ventas.
Alquiler de equipos para la realización de actividades productivas.

Tipos de externalización de servicios

Existen diferentes clases de outsourcing, dependiendo de la localización desde donde se realice esa actividad:

Off-shore. Consiste en la subcontratación de servicios localizados en países con mano de obra más barata. A pesar de que no todos los servicios pueden utilizar este tipo de externalización, ya que en ocasiones la cultura o el idioma de otros países son barreras insalvables, se trata de una práctica cada vez más extendida debido a la reducción de costes que permite. Es un tipo de outsourcing que normalmente se utiliza en actividades que puedan realizarse en remoto, como el mantenimiento de aplicaciones informáticas.
In-house. Se traduce, literalmente, como «dentro de casa» y, a diferencia del off-shore, se refiere a que los servicios requeridos deben prestarse dentro de la organización que los contrata (en sus oficinas o departamentos). Por ejemplo, aquí entran la limpieza de un edificio o el mantenimiento de una nave industrial.
Off-site. Hace referencia a cuando los servicios se realizan dentro de las instalaciones de la organización que los presta. Dicho de otro modo, a actividades que se llevan a cabo fuera de las instalaciones de la empresa que contrató su realización.
Co-sourcing. Se trata de un tipo de externalización de servicios que se da cuando se produce un acuerdo colectivo entre un cliente y varios proveedores.

En definitiva, la externalización de servicios se ha convertido en una herramienta cada vez más utilizada por las empresas con independencia de su tamaño, y todo apunta a que esta tendencia irá cada vez a más en el futuro. En este contexto, y teniendo en cuenta los beneficios que puede aportar, es recomendable analizar qué servicios piden outsourcing en tu compañía.