Automatización de procesos en una empresa

Estamos en un mercado cada vez más global y competitivo, en el que todas las empresas quieren ser más eficaces y rentables. Para conseguirlo, muchas de ellas optan por la automatización de procesos.

Aplicar la automatización en una compañía asegura el ahorro de costes, tiempo y, además, permite aumentar en gran medida la productividad.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en la aplicación de la tecnología para realizar tareas o procesos recurrentes en los que el esfuerzo manual puede reemplazarse. Su objetivo es minimizar los costos, aumentar la eficiencia y optimizar las tareas.

Se trata de un activo clave para lograr la transformación digital de una organización.

Al aplicar la automatización de procesos, se desocupa al recurso humano y eso permite que este pueda dedicar su tiempo y esfuerzo a trabajos que requieren un mayor grado de compromiso laboral.

Beneficios de automatizar los procesos en tu organización

Incrementa la productividad

Con la automatización de procesos se puede reducir considerablemente la cantidad de tareas que las personas tendrían que realizar manualmente. Esto libera su tiempo para trabajar en otros elementos que agregan un valor al negocio y, lo que es aún mejor, permite que dispongan de tiempo para ser más innovadoras y productivas.

Reduce el tiempo de ejecución de tareas

La automatización también permite hacer más cosas en una menor cantidad de tiempo, ya que minimiza el tiempo que se requiere para finalizar diferentes procesos.

Además, proporcionar la información correcta en el momento adecuado a los trabajadores, con la ayuda de la automatización de procesos, hace que puedan realizar sus tareas de forma más rápida y sencilla, al tiempo que reduce las tareas manuales.

Minimiza los errores

No importa cómo de eficientes sean los empleados, es imposible evitar los errores humanos. La automatización ayuda a limitar la posibilidad de errores en la ejecución de los procesos.

Reduce los costes operativos

Dado que el trabajo humano es costoso, las organizaciones siempre están buscando formas de automatizar las tareas repetitivas. En este sentido, la automatización de procesos mejora la efectividad de los empleados y se traduce en grandes ahorros financieros para las operaciones de la empresa.

Pasos a seguir para la automatización de procesos

La automatización de procesos se puede implementar en estos cinco pasos:

1. Identificar las tareas que se van a automatizar

Identificar las tareas repetitivas es el primer paso para tener claro cuáles de ellas se tienen que automatizar.

Para identificarlas, es fundamental tener un conocimiento profundo del negocio. La mejor manera de visualizarlas es hacer una representación visual del flujo de trabajo. Esto ayuda a comprender mejor las tareas que se repiten durante los procesos.

Además, permite crear un flujo de trabajo ideal que facilite la mejora del existente. Este es un paso clave que se debe realizar colaborando estrechamente con las diferentes áreas del negocio y los implicados en cada proceso.

2. Definir los objetivos

Una vez identificado el problema, el siguiente paso es definir los objetivos a alcanzar, utilizando el flujo de trabajo manual actual como punto de referencia.

Puede que el objetivo esté relacionado con mejorar el rendimiento o reducir el tiempo de ciclo en un solo proceso, o con optimizar los recursos para tareas más productivas.

Se pueden plantear muchas mejoras, pero es preciso definir cómo se lograrán los objetivos mediante la automatización de procesos y cómo se medirán los resultados obtenidos.

3. Seleccionar la herramienta adecuada

Hay una gran cantidad de opciones disponibles en el mercado en cuanto a herramientas de automatización de procesos. Es importante comprender cuál se ajusta a la estructura y requerimientos de tu empresa. Además, es aconsejable que esta herramienta tenga las siguientes características:

Ser fácil de usar y de entender
Ser flexible y escalable
Ser capaz de integrarse con las herramientas existentes

4. Adaptarse al cambio

El siguiente paso es capacitar a los empleados para utilizar el nuevo sistema de trabajo. Cualquier cambio introducido en la organización, sobre todo en lo que a transformación digital se refiere, siempre encuentra resistencia.

Por lo tanto, es imprescindible involucrar a los usuarios finales desde el primer paso e incluirlos en las discusiones para que sean parte integral del proceso de toma de decisiones. Esto hace que los empleados sean corresponsables de su puesta en marcha.

También hay que proporcionar una ruta clara de transición del proceso manual actual al nuevo sistema automatizado y brindarles la capacitación adecuada para ayudarlos a ponerse al día. Esto será de gran ayuda para que la transición sea exitosa.

automatización de procesos y transformación digital

5. Supervisar y medir

Una vez definidas las fases anteriores, el nuevo sistema de automatización de procesos ya estará en marcha.

Para garantizar su buen funcionamiento y su mantenimiento óptimo en la empresa, los usuarios deben proporcionar la información correspondiente sobre el proceso, en función de su uso. Esto será de vital importancia para corregir los problemas de implementación y funcionamiento.

Con todo en marcha, solo quedará medir los indicadores clave de rendimiento y mejorar constantemente las automatizaciones.

Soluciones Ekon para la automatización de procesos

Ekon Producción. Este sistema de gestión, automatización y control para el área de producción de un negocio facilita la gestión integral de la planta productiva y, con ello, favorece la disminución de costes, optimiza los plazos y mejora la calidad. Además, se adapta a las necesidades productivas de cada empresa, ajustándose a cualquier situación, ya sea en su forma o en su proceso.
Ekon Distribución. Este software de gestión logística facilita la automatización y control de todos los procesos de distribución mayorista de las empresas. Mejora la eficacia a través de la optimización de los procesos, desde la gestión de la cadena de suministros hasta la toma de decisiones, que se vuelve más rápida y dinámica.
Ekon Finanzas. La automatización del área de finanzas es fundamental. Este sistema de gestión, automatización, control y seguimiento se ocupa de la parte financiera de la empresa en tiempo real y con una visión global. Por sus características, es capaz de responder y adaptarse a las necesidades de cualquier organización.
Ekon Proyectos. Con esta tecnología, la compañía será capaz de controlar sus proyectos y aprovechar al máximo los recursos. Ekon Proyectos está desarrollado específicamente para las empresas de gestión bajo proyecto, consultorías e ingenierías.
Ekon CRM. La automatización de los procesos comerciales permite que muchas tareas repetitivas se lleven a cabo de forma efectiva y en el tiempo adecuado. Esta solución, además de permitir toda la automatización, facilita integrar la parte comercial con el resto de áreas de la empresa (Finanzas, Compras, Ventas, etc.).
Ekon Recursos Humanos. Las personas son el principal motor de una compañía. Este sistema permite la gestión integral de los recursos humanos y ayuda a mejorar su rendimiento y satisfacción. Gracias a él se puede automatizar la captación de talento, la creación de redes de colaboración, la evaluación de los empleados e incluso el seguimiento de su productividad.
Ekon Ventas. Si el objetivo es el crecimiento, el área de Ventas debe estar automatizada sí o sí. Con esta herramienta, la empresa podrá mejorar en los procesos de generación y consolidación de cada venta.

En conclusión, si buscas el crecimiento, la optimización y la rentabilidad, la automatización de procesos no es una opción, sino que debe ser parte del proceso de digitalización de tu compañía necesariamente.

Hay que adoptar una perspectiva a largo plazo y prepararse para la implementación de sistemas de automatización que permitan que tu empresa sea competitiva e innovadora en su sector.