Hay organizaciones que deciden enfrentarse a los procesos de selección de personal considerándolos una iniciativa exclusiva de RR.HH., e incluso como algo independiente dentro de esta misma función. Les cuesta ver la relación que tienen con la cultura empresarial, con otras áreas funcionales y con la estrategia de negocio.
Herramientas como el mapeo de procesos de selección de personal pueden ser de gran ayuda para ganar perspectiva y, así, ver y mejorar aspectos que de otro modo podrían pasar inadvertidos, a pesar del impacto que potencialmente tendrían en el futuro de la organización.
¿Qué es un mapa de procesos de selección de personal?
Un mapa de procesos es un diagrama que representa todos los procesos de una compañía, sus interrelaciones, límites y responsabilidades, entre otras muchas cosas. El mapeo de procesos de selección de personal es un enfoque proactivo que se utiliza para pronosticar las necesidades de contratación a largo plazo y cultivar el apoyo organizacional a nuevos roles a lo largo del tiempo.
Básicamente, el mapeo así planteado cierra la brecha entre los objetivos de una empresa y el personal que debe contratar para alcanzarlos.
Aunque funciones como el reclutamiento o la selección de personal pueden parecer simples, a medida que una empresa crece y evoluciona, se constata la dificultad que entraña predecir las necesidades de contratación futuras.
Para ejecutar el mapeo con éxito, los profesionales de RR.HH. deben tener un conocimiento preciso de muchos aspectos diferentes dentro de una multitud de departamentos. Sin embargo, a pesar del arduo trabajo que requiere, el mapeo de procesos de selección de personal vale la pena a largo plazo.
Utilidad e importancia de los mapas de procesos de selección de personal
Diseñar un proceso de reclutamiento fluido y eficiente es de suma importancia. Tanto en las pequeñas empresas como en las organizaciones más grandes del mundo, los responsables de Recursos Humanos, los líderes y el personal de los diferentes departamentos deben estar en la misma página cuando se trata de la selección de personal. Sin embargo, este estado ideal rara vez es una realidad.
Los largos procesos de contratación y la escasez del talento necesario complican los esfuerzos de selección en todas las industrias. La necesidad de agilizar los procesos se hace evidente y existe una forma de lograrlo que, además, aumenta las probabilidades de éxito de la organización: el mapeo de procesos de selección de personal.
Las formas en que esta estrategia ayuda a alcanzar objetivos tienen que ver con lo siguiente:
- Crea metas para encontrar el planteamiento ideal del reclutamiento. Desde revisar currículums cuidadosamente redactados hasta entrevistar a los mejores candidatos, el proceso de contratación en cualquier organización implica numerosos pasos. Si no se establecen objetivos acerca de cómo debería verse el proceso de principio a fin, es casi imposible lograr buenos resultados. Al crear un mapa de procesos que ayude a identificar cómo es la experiencia de contratación más efectiva, económica y amigable para los candidatos, pueden establecerse metas más pequeñas para alcanzar ese estado final optimizado.
- Evalúa el estado actual de las prácticas de contratación. A menudo, el mejor punto de partida para una acción de tal relevancia para el futuro de la organización es un autoanálisis. El mapa de procesos de selección de personal ayuda a hacerlo, ya que facilita conocer el estado actual de estas prácticas. Al crear un mapa de procesos que detalla la experiencia de contratación desde que se publica un trabajo hasta el primer día del nuevo empleado, pueden identificarse fácilmente los puntos débiles y áreas de mejora. Sin una imagen precisa, puede ser complicado entender con precisión qué funciona, qué no funciona y qué ajustes introducir.
- Establece la responsabilidad de los líderes de procesos. Los retrasos en el envío de correos electrónicos a los candidatos potenciales, los pasos innecesarios en el proceso de entrevistas y los errores de comunicación entre los miembros del personal involucrados pueden actuar como barreras en los procesos de selección de personal. Un problema que impide que se resuelvan estos desafíos es la falta de responsabilidad. Tras la creación de un mapa de procesos, todos los líderes de equipo pueden tener asignadas tareas que aseguren la fluidez.
- Inicia un cambio real y duradero. A diferencia de organizar algunas reuniones y decidir implementar lo que a menudo son modificaciones ineficaces, crear un mapa de procesos proporciona un camino acordado para el cambio. Al describir los pasos exactos que deben tomarse con los futuros candidatos a puestos de trabajo, se obtiene una plantilla que proporciona un cambio efectivo y sostenible.
- Agiliza la contratación en la organización. Para las compañías que buscan realizar cambios concretos en esta área, un mapa de procesos de selección de personal es el camino a seguir para acertar en cada decisión, impulsar el ahorro y mejorar la atracción y retención de talento.
Cómo se hace un mapa de procesos de selección de personal paso a paso
Estos son los pasos a seguir si quieres crear un mapa de este tipo:
1. Identifica los objetivos de personal para el futuro
El primer paso es adquirir una visión más amplia de tu empresa. Antes de iniciar el mapeo de procesos de selección de personal, deben tenerse respuestas definitivas a las siguientes preguntas:
- Idealmente, ¿dónde estará la compañía dentro de cinco, diez o incluso veinte años?
- ¿Se prevén cambios importantes en los próximos cinco años?
- ¿Dónde necesita más apoyo la empresa ?
- ¿Qué departamentos carecen de la dirección, organización o habilidades necesarias?
- ¿Qué objetivos se han marcado para el futuro?
A continuación, es hora de reunirse con los líderes de cada departamento para conocer su opinión sobre cómo la situación actual del personal se alinea con el futuro de la empresa. El objetivo de estas conversaciones es descubrir qué conjuntos de habilidades necesita el equipo para alcanzar sus objetivos, si hará falta incorporar personal y de qué modo puede cambiar la estructura del departamento para satisfacer esta necesidad.
2. Evalúa el desempeño actual de los empleados
Una vez tengas una visión general de las necesidades futuras de personal, es buena idea identificar al personal de alto potencial que se alinea con las prioridades estratégicas de la organización. Para ello, hay que invitar a los jefes de equipo a evaluar sus subordinados directos, por ejemplo, utilizando una matriz de rendimiento – potencial.
3. Fíjate en lo que hace la competencia
Al investigar a los competidores y hacer una comparación puedes ver qué puestos, habilidades, certificaciones e incluso departamentos le faltan a tu organización. Este estudio permite analizar estratégicamente cómo están creciendo los competidores, sus planes para el futuro y, potencialmente, identificar un rol, departamento o conjunto de habilidades que le falta a tu empresa.
4. Identifica a los actores clave de la industria y crea una base de datos de candidatos pasivos
Aunque el personal de RR.HH. generalmente prefiere promocionar y contratar desde dentro, no todos los vacíos pueden ser cubiertos por un empleado existente. Por lo tanto, se recomienda identificar a los candidatos pasivos de la industria.
Este proceso te brinda una forma de comparar a los actores clave en el mercado. Además, te da la oportunidad de obtener la información del candidato de primera mano desde el principio del proceso de contratación. Esto facilita ponerse en contacto con los candidatos de forma proactiva, construir una relación y medir su interés en puestos futuros.
Las mejores herramientas para conseguir completar este mapeo
La forma en que se elige organizar el mapeo de procesos de selección de personal depende de cada organización. Es cierto que se puede utilizar una hoja de Excel, pero la fiabilidad y agilidad que aporta la tecnología constituyen un factor diferencial clave. Los ERP permiten ganar tiempo, impulsar la eficiencia y el ahorro y minimizar los errores.
Los profesionales del departamento de Recursos Humanos desempeñan un papel fundamental en el crecimiento de una organización. Por eso, conviene asegurarse de que tomen decisiones acertadas y alineadas con la misión, visión y valores de la compañía.
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