Plan de Operaciones de una Empresa - Ejemplo de Plan de Operaciones

El análisis de riesgo resulta fundamental para ejecutar cualquier plan de operaciones de una empresa. Sin embargo, es solo uno de los pasos indispensables de cualquier planificación. Estas estrategias son decisivas en la gestión empresarial, ya que proporcionan una guía detallada.

En este artículo vamos a explicarte en qué consiste todo este proceso y te mostramos la verdadera importancia que tiene para el futuro del negocio. Además, te proporcionamos un ejemplo práctico del planeamiento de operaciones de una empresa del sector tecnológico.

Qué es un plan de operaciones

Al igual que otras muchas soluciones empresariales, el plan de operaciones trata de convertirse en una guía para la empresa que lo desarrolla. En este documento se describe la estrategia que se seguirá a la hora de llevar a cabo las actividades diarias de la corporación. Todo ello con un objetivo definido: alcanzar las metas tanto a corto como a largo plazo y favorecer el crecimiento de la empresa en el futuro. Escalar el negocio resulta determinante para esquivar el estancamiento, puesto que este es el primer paso para que comiencen las dificultades.

Para ello, en cada planeamiento de operaciones se debe incluir información, lo más detallada posible, sobre los procesos internos de la empresa. Igualmente, se deben valorar los recursos que harán falta en cada área y es imprescindible abordar la gestión de los riesgos a los que se enfrentará la empresa. Solo así se podrá confeccionar e implementar una estrategia que resulte eficiente a largo plazo.

La importancia para la empresa del plan de operaciones

El futuro del negocio dependerá del acierto al desarrollar esta planificación, como ya les explicamos. Esto se debe a que el planeamiento de operaciones provee de una visión clara de cómo deben ejecutarse las tareas diarias, y también de cómo se van a enfocar los distintos objetivos. De esta forma, la toma de decisiones resulta, al menos sobre el papel, más acertada.

Con el paso del tiempo, gracias a las métricas que verás en los siguientes apartados, esto conducirá a lo que se conoce como toma de decisiones data driven, o adopción de decisiones basadas en datos. No obstante, en un primer momento la estrategia es lo único con lo que contará el equipo directivo.

Por tanto, si se ha desarrollado un planeamiento operativo equivocado, todas las decisiones que se tomen basadas en él van a ir en la dirección errónea. Esto redundará en mayores costes, planes de marketing equivocados o en retrasos en el desarrollo y venta de los productos o servicios que comercialice la empresa.

Lo mismo sucederá cuando llegue el momento de asignar los recursos empresariales a cada tarea del plan operativo. Obtener la máxima eficiencia en este proceso es vital para lograr una mayor rentabilidad. Cometer errores de exceso o defecto en este punto merma la competitividad de la empresa con respecto a sus rivales directos.

A su vez, otro de los puntos prioritarios a nivel corporativo es la capacidad de que provee el planeamiento de operaciones para adaptarse a posibles cambios inesperados. Gracias al análisis de riesgo, se consiguen soluciones con las que es posible esquivar estas situaciones comprometidas.

Necesidad del análisis de riesgo, qué es y su importancia

Analizar todos los peligros y desafíos a los que puede enfrentarse el negocio es fundamental para conocer los posibles obstáculos que aparecerán en el camino. Este proceso del planeamiento operativo ayuda a minimizar las posibles pérdidas y a preparar estrategias para encarar con acierto cada contratiempo. Además, no solo hay que centrarse en los factores que podrían desencadenar un riesgo dentro de la empresa, sino también en los externos.

Partes del análisis

El primer punto para ejecutar esta tarea consiste en acometer una evaluación de todos los riesgos, algo que se debe llevar a cabo con todas las operaciones del plan de negocios. Para ello, lo más importante es contar con responsables de todos los departamentos de la empresa. Ellos conocerán mucho mejor todos los desafíos que será necesario afrontar. El siguiente paso, una vez se han identificado esos peligros consiste en gestionarlos, es decir, buscar la forma de sortearlos.

Además, los riesgos pueden cambiar con el paso del tiempo. Por ello, la comunicación interdepartamental es decisiva. De este modo, la empresa se puede adaptar a las nuevas situaciones que no estaban presentes cuando se elaboró el planeamiento de operaciones inicial.

Cómo hacer el plan operativo y cuándo hacerlo

Lo más adecuado es confeccionar el plan de operaciones antes de iniciar la andadura profesional de la empresa. De hecho, muchos negocios lo crean junto al proyecto del planeamiento operativo de empresa. No obstante, es cierto que no siempre es posible recabar toda la información del funcionamiento del negocio desde el primer momento. La experiencia también ayuda a lograr estrategias más favorables. En ese caso, es posible actualizar la estrategia con el plan operativo anual.

Lo que sí es imprescindible es tener presente que cuanto antes se disponga de una estrategia que sea viable y favorable para el negocio, mejor será su futuro a largo plazo.

Pasos del plan operativo

El primer punto en el que hay que focalizar la atención es en la definición de los objetivos. Conviene ser claro y optar por metas que cumplan con los criterios SMART. En otras palabras, deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y deben poder realizarse dentro de un periodo fijado. Vamos a poner un ejemplo de objetivo SMART para una empresa de pantalones:

Fabricar 5.000 pantalones al día un año después de la creación del negocio.

Cuanto más específico sea este punto, más fácil resultará llevar a cabo todos los demás. Por tanto, aquí deben aparecer todos los objetivos que se esperan lograr con las operaciones del plan de negocio.

El siguiente punto consiste en identificar todos los procesos que serán requeridos para que los objetivos anteriores puedan cumplirse. Hay que atender a todos los pasos: producción, gestión financiera, transporte, etc. Realizar una aproximación realista contribuye a entender la secuencia de operaciones del negocio.

A continuación, será necesario asignar recursos a cada uno de los procesos que se han previsto con anterioridad. Aquí deben entrar en juego los activos de la empresa, su financiación y sus empleados. Por tanto, es preciso contar con la tecnología necesaria, con los materiales que se deben adquirir, los trabajadores que harán falta en cada punto y conocer cómo se va a obtener la financiación para poner en marcha esta secuencia de procesos.

Ya hemos hablado de la importancia de que los objetivos puedan medirse. Por tanto, será necesario establecer métricas que indiquen el rendimiento del negocio o incluso de cada trabajador individual. Estos indicadores resultarán útiles para que los responsables del negocio tomen decisiones y vayan introduciendo ajustes en la estrategia con el paso del tiempo.

Una vez está claro todo lo anterior, llega el momento de realizar el análisis de los riesgos. Para ello, basta con seguir los puntos que te hemos ofrecido en el apartado anterior.

No obstante, es relevante saber que el plan de operaciones nunca debe estar terminado por completo. Conviene llevar a cabo actualizaciones regulares que se ajusten a los posibles cambios. Así, se garantiza que seguirá siendo útil en el futuro y que no se quedará obsoleto. Para ello, suele incluirse en el plan operativo anual.

Ejemplo de un plan de operaciones de una empresa

Una vez visto lo anterior, vamos a desarrollar de manera esquemática el plan de operaciones de una empresa del sector tecnológico llamada Tecnología S.A.

Objetivos y metas

El negocio de este ejemplo de un plan de operaciones de una empresa es convertirse en líderes del mercado de videojuegos de ajedrez en un plazo máximo de 10 años. Al partir de cero, es necesario que se produzca un crecimiento importante. Por ello, como meta específica se busca incrementar la cuota de mercado en un 50 % cada año durante los próximos 10 ejercicios.

Procesos clave para lograrlo

Siguiendo con este ejemplo de plan operativo, vamos a mostrar ahora los procesos que deben crearse para que el videojuego vea la luz y crezca conforme a los objetivos y metas fijados.

Desarrollo del videojuego.

Investigación de algoritmos para diferentes niveles de dificultad.
Diseño del producto final y pruebas con betatesters.

Lanzamiento del videojuego.

Publicidad.

Creación de un equipo de ventas que desarrolle campañas publicitarias.
Eventos gratuitos en los que los usuarios puedan probar el juego.

Lucha contra la piratería.

Desarrollo de un sistema de protección contra las copias ilegales.
Creación de un departamento legal que persiga a los piratas informáticos.

Asignación de recursos

Aquí vamos a distinguir entre trabajadores, recursos económicos y tecnología como integrantes de este ejemplo de plan operativo.

Recursos humanos.

Contratación de desarrolladores, personal de ventas y logística que garantice el correcto funcionamiento de la empresa.
Capacitación continua de los empleados para que permanezcan actualizados.

Recursos financieros.

Creación de un presupuesto asignado para la investigación y desarrollo del videojuego.

Fondos propios procedentes de campañas de marketing.
Los recursos llegarán gracias a un préstamo ICO que deberá devolverse íntegramente en 10 años.

Recursos tecnológicos

Inversión en ordenadores y servidores para el desarrollo y el diseño.
Alquiler de instalaciones con capacidad suficiente para todo el personal.
Actualización continua de la infraestructura para escalar el negocio a las necesidades futuras.

Indicadores de rendimiento

Igualmente, hay que valorar todas las métricas pertinentes para ponderar los objetivos marcados.

Nuevos clientes.

Meta. 1000 nuevas instalaciones cada mes.
Indicador. Número de instalaciones completadas.

Eficiencia de los desarrolladores:

Meta. Reducción del tiempo empleado para codificar el juego.
Indicador. Líneas de código creadas cada hora.

Satisfacción del cliente.

Meta. Alcanzar una satisfacción de cinco estrellas en las plataformas de videojuegos.
Indicador. Encuestas de satisfacción del cliente presentes en las plataformas.

Sistema de gestión de riesgos

Debemos mostrar todos los peligros a los que tendrá que hacer frente el negocio y sus posibles soluciones.

Riesgos tecnológicos.

Caídas eléctricas. Elaboración de un plan de contingencia con copias de seguridad para evitar caídas de la infraestructura.
Ciberataques. Externalización de los servidores a otros encriptados y en la nube para minimizar el riesgo de robo de información.

Riesgos del mercado.

Crecimiento de empresas de la competencia. Vigilancia constante de los competidores y de sus actualizaciones.
Bajada del número de jugadores. Creación de estrategias de marketing para atraer nuevos usuarios al videojuego.

Riesgos operativos.

Incremento de los gastos de producción. Cambios en los precios de venta al público para mantener el margen empresarial.

Revisión y actualización

Se creará un plan de revisiones trimestrales con las que se deben evaluar los indicadores y actualizar las estrategias según los resultados obtenidos. Además, cada mes se revisarán los riesgos y se ajustarán de acuerdo con las conversaciones entre los diferentes departamentos de la empresa.

Ya hemos visto la importancia del análisis de riesgo dentro de cualquier plan de operaciones. Elaborar una estrategia adecuada permitirá a la empresa crecer y permanecer en el mercado alejada de los peligros potenciales. O, en el caso de que estos aparezcan, será más fácil que puedan ser sorteados para continuar mirando hacia delante. Siguiendo los pasos que te hemos facilitado aquí se optimizan las operaciones corporativas y se maximiza su potencial de crecimiento a largo plazo. Además, poniendo en práctica el ejemplo de plan de operaciones de una empresa que hemos preparado te resultará más sencilla su creación.

En definitiva, en Cegid Ekon disponemos de herramientas informáticas que te ayudarán a conocer a fondo el funcionamiento de tu negocio. Algo decisivo al actualizar el plan de operaciones de una empresa. Además, tus necesidades de personal se verán disminuidas, ya que el propio programa se encarga de muchos de los procesos de manera autónoma. Adéntrate en el futuro y decántate por una de nuestras aplicaciones. Nuestros profesionales te asesorarán sobre lo más adecuado para tu empresa. Consúltanos sin compromiso.