El control de costes y su importancia en las empresas

El control de costes es un proceso cada vez más relevante a nivel empresarial, y un pilar fundamental para el futuro de las compañías. Especialmente en un contexto en el que reducir los costes operativos, más que un valor añadido, es una necesidad.

La función de este control es definir y minimizar los costes del negocio con el objetivo de aumentar los beneficios y, en consecuencia, mejorar los resultados finales. Las soluciones tecnológicas empresariales modernas, como los ERPs, han conseguido automatizar parte de estos procesos, con lo que se ha podido minimizar el impacto de los costes sobre ciertos procesos o departamentos. ¿Quieres saber más?

¿Cómo se realiza el control de costes?

El control de costes se efectúa a través de la conocida como contabilidad de gestión o de costes, que forma parte de la contabilidad financiera de la empresa. Esta contabilidad sirve para distribuir los costes que haya tenido la organización entre sus diferentes departamentos o actividades.

Su objetivo es llevar a cabo un análisis exhaustivo en distintos campos del ámbito económico, especialmente de los gastos de producción y de financiación. De esta manera, las compañías pueden conocer con gran precisión dónde se imputan los costes para tomar decisiones sobre cómo reducirlos.

Evidentemente, el control de costes no es una tarea obligatoria, pero sí muy recomendable. Parece obvio pensar que las organizaciones que mejor lleven estos controles serán más eficientes y fiables, especialmente cuando se efectúen de forma periódica.

Gracias a los ERP y a los modernos sistemas de analítica de datos, el control de costes ha dejado de ser una tarea compleja para convertirse en una rutina casi automatizada y en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones empresariales.

¿Cómo llevar a cabo un correcto control de costes en tu empresa?

Para definir el control de costes, lo primero es identificar cuáles son los gastos de todo proceso empresarial. En este sentido, existen diferentes tipos de costes, cada uno de los cuales requiere un control diferente por parte de la compañía.

Costes directos

Son aquellos que se imputan de manera directa al proceso empresarial y que sirven para poder generar los ingresos. Para un bar, uno de los costes directos es el del grano molido necesario para vender un café, al cual se le aplica un margen para obtener un beneficio.

Estos costes se incurren de manera directa en la actividad o departamento que los producen. Así, por ejemplo, en el caso de una fábrica de automóviles, el de la mano de obra directa necesaria para producir un coche se imputa directamente al del vehículo.

Entre los costes directos se distinguen dos tipos de categorías diferentes:

Costes fijos. Son aquellos que no dependen del volumen de producción de la empresa. Entre ellos se encuentran la mano de obra directa, el importe de los suministros o el alquiler de los locales o naves industriales.
Costes variables. Se trata de aquellos que están relacionados con el volumen de producción de la empresa. Son, por ejemplo, el coste de la materia prima necesaria para elaborar el producto, el del transporte o el de la energía.

Costes indirectos

Los costes indirectos, por el contrario, son aquellos que, sin ser directamente imputables al proceso productivo, contribuyen a mejorar la actividad empresarial, hasta el punto de que, sin algunos de ellos, la viabilidad de la compañía no sería posible.

Un claro ejemplo es el gasto producido por el Departamento Administrativo o el de Recursos Humanos, que se ocupan de actividades que, sin ser obligatorias, sí suelen ser necesarias para la buena marcha de la empresa. También lo es el de un seguro de mercancías o de responsabilidad civil que, para muchas empresas, es obligatorio por ley.

En estos casos, los costes indirectos se distribuyen entre los diferentes departamentos o actividades en función de su aportación al proceso productivo. En la práctica, las empresas suelen realizar esta distribución de forma libre, según el modelo de negocio y los criterios de gestión que quieran aplicar. En este sentido, los costes indirectos podrían repercutirse en la mercancía o considerarse un gasto de estructura.

CAPEX y OPEX

Dentro del control de costes, existen dos conceptos fundamentales para entender los principales gastos en los que incurre un negocio en su actividad. El primero de ellos es el CAPEX, o gasto de capital, y hace referencia a la financiación que utilizan las empresas para adquirir activos físicos.

El segundo es el OPEX, los gastos operativos o de explotación, que son gastos que se tienen de forma continuada y están relacionados con las operaciones de la empresa. Estos son, por ejemplo, los gastos en instalaciones, alquileres o formación de personal.

Control de costes: caso práctico

Cualquier empresa tiene unos costes asociados a su actividad. Es inevitable y, al mismo tiempo, algo necesario para hacer crecer el negocio. Por eso, hasta las compañías que a priori fabrican productos más sencillos, deben aplicar el control de costes a su actividad.

Por ejemplo, imaginemos una empresa fabricante de fregonas. Empecemos por la materia prima: la organización necesitará tubos de acero de 2,5 cm de diámetro para el palo de la fregona que comprará a un proveedor; la fibra, tela o cuerdas que forman parte de la propia fregona, que comprará a otro; y las piezas de plástico que unen todos estos elementos, que adquirirá de otro.

Al mismo tiempo, todos estos materiales necesitan ser transportados desde las sedes de los proveedores hasta la fábrica donde se producen las fregonas. Y también hay que contar todos los elementos del proceso productivo, como las máquinas, los empleados, etc.

¿Qué engloba los costes directos de esta empresa?

El coste directo de esta empresa será la suma de los siguientes conceptos:

El coste de las materias primas.
El coste del transporte.
El coste de los salarios de los empleados que trabajan como mano de obra directa en la fabricación de las fregonas.
El coste de amortización de las máquinas que intervienen en el proceso. Es decir, el CAPEX y todos los costes asociados a la inversión en capital productivo.
El alquiler de la nave industrial y el coste de los suministros necesarios para realizar la actividad.

A estos costes directos hay que añadir el resto de costes indirectos, distribuidos en función de su contribución a la realización de cada actividad. Por ejemplo, los gastos generales de administración, el OPEX, la gestión de recursos humanos, los gastos de consultoría o asesoría, de financiación etc. Estos costes se podrían imputar al 50 % a la actividad (o, en realidad, cualquier porcentaje que decida el responsable del control de costes).

La suma de los costes directos más la proporción de los indirectos que se imputan a la actividad se dividen entre el número de unidades producidas para calcular el coste unitario directo de cada fregona. En este caso, este es el que se utilizará para determinar el precio del producto y el coste asociado.

Como has visto, el control de costes permite saber de dónde procede cada coste, cómo se ha distribuido en el proceso productivo y en cuáles se podría actuar para mejorar la rentabilidad del negocio.