Data management, cómo transformar los datos en una riqueza empresarial

Los datos se han convertido en un recurso muy valioso para las organizaciones, pero esto solo es así realmente si se lleva a cabo una estrategia de data management adecuada.

La gestión de datos requiere una correcta planificación y la organización de tareas, procesos, políticas y acciones, además de una innovación constante en los sistemas de información.

Lo que es indiscutible a día de hoy es que las empresas necesitan soluciones de data management que permitan sacarle el máximo rendimiento a la información y usarla como una potente arma de productividad, competitividad y eficiencia.

Qué es el data management

La gestión de datos o data management consiste en recopilar, almacenar, mantener, utilizar y gestionar datos de forma eficaz, segura y rentable. Se trata del eje central que conecta todas las fases del ciclo de vida de la información.

Su función es garantizar que todo el data system de una organización sea claro y coherente, de fácil accesibilidad y esté debidamente protegido.

Tu empresa debe definir una estrategia de gestión de datos diseñando una hoja de ruta que garantice todas las actividades de sus usuarios y administradores, el uso de las tecnologías de data management y el cumplimiento de los requerimientos legales; y que satisfaga las necesidades de la compañía para rentabilizar sus datos.

Los datos por sí solos no tienen valor. Sin embargo, con un buen sistema de data management se pueden convertir en un activo intangible muy valioso y que aporta amplios beneficios.

¿Qué problemas encuentran las empresas a la hora de gestionar sus datos?

El mayor desafío al que se enfrentan las empresas con respecto al data management deriva del ritmo acelerado en el que se encuentran inmersos los negocios y del incremento exponencial del volumen de datos. La diversidad, la velocidad y la cantidad de datos, junto con la innovación constante de la tecnología de la información, empujan a las organizaciones a buscar data management systems flexibles, eficaces y efectivos que se ajusten a sus necesidades cambiantes.

Sin embargo, la gestión y optimización de los datos todavía toma por sorpresa a algunas organizaciones que, a día de hoy, aún no tienen claro cómo deben estructurar y manejar la información de forma efectiva.

Algunos de los problemas con los que se encuentran las empresas en cuanto al data management son los siguientes:

No tienen identificados los datos con los que cuentan.
Tienen dificultades para mantener el rendimiento a medida que crece el volumen de información.
Les cuesta adaptarse a las regulaciones, que se encuentran en constante cambio.
No saben cómo reutilizar los datos para darles nuevos usos y sacarles un mayor rendimiento.
Tienen dificultades para integrar la información de diferentes fuentes.

Beneficios de la aplicación del data management

Hay una gran cantidad de datos viajando constantemente a través de diferentes infraestructuras digitales y las organizaciones tienen que tomar conciencia de su valor para transformar su sofisticada gestión.

Una excelente gestión de datos proporciona a las empresas la capacidad de medir, controlar y predecir casi cualquier evento o tendencia que se pueda generar en el mercado. Por lo tanto, hay que trabajar con perspectiva y planificación desde un punto de vista general del negocio.

Los beneficios del data management para las empresas son estos:

Aumenta la productividad empresarial.
Estructura los datos para que se compartan fácilmente.
Facilita la toma de decisiones.
Evita la duplicidad de datos.
Reduce el riesgo de perder información.
Permite que la información sea legible y comprensible.
Optimiza la publicidad inteligente.
Aumenta la seguridad informática y disminuye la vulnerabilidad de los datos.
Favorece el aprendizaje automático de los sistemas e impulsa, así, la mejora continua.
Permite ediciones de datos fáciles.
Ahorra tiempo y dinero.

Funciones del data management en la organización

Según la International Data Management Association, la gestión de datos comprende 10 funciones básicas:

Data Governance. La gobernanza de datos está en el centro de muchas otras disciplinas del data management. Está centrada en la organización, los procesos y los roles. En otras palabras, tiene el control de los datos, y es por ello que está relacionada con todas las disciplinas entre sí.
Data Development. Consiste en el desarrollo de las bases de datos y el modelado de la información.
Database Operations Management. Se trata de la gestión de las bases de datos operativas en las que se almacena la información. Su objetivo clave es la orientación hacia funciones de operatividad en tiempo real, es decir, que sus elementos se puedan agregar, modificar o eliminar de forma inmediata.
Data Security Management. Consiste en la capacidad de proteger los datos de un uso indebido o de su pérdida a causa de ataques o fallos del sistema.
Reference & Master Data Management. Comprende la gestión de los datos maestros y de referencia con el fin de garantizar que la información sea creada de forma correcta para su clasificación, uso y análisis.
Data Warehousing & BI Management. Permite la visualización adecuada de los datos a través de plataformas de Business Intelligence.
Document & Content Management. Se trata de la gestión de los sistemas de gestión de documentos DMS y de los sistemas de gestión de contenidos CMS.
Meta Data Management. Los metadatos son los datos que describen a otros datos. La gestión de los metadatos afecta a otras funciones como el Data Warehousing & BI Management.
Data Quality Management. Se trata de la gestión de los procesos que garantizan la calidad de la información a través de técnicas de optimización como el “data cleaning”.
Data Architecture Management. Es la función encargada de definir cómo se relacionan, organizan, almacenan e integran los datos.

En un departamento de data management lo ideal es disponer de diferentes perfiles profesionales expertos que cumplan con cada una de las funciones antes mencionadas. Sin embargo, si los recursos de tu empresa son limitados, es aconsejable que contrates a compañías o profesionales externos que ayuden en la implementación de las herramientas adecuadas.

Los perfiles necesarios son estos:

Arquitectos de datos
Modeladores de datos
Administradores de bases de datos
Desarrolladores de bases de datos
Ingenieros y analistas de calidad de datos
Desarrolladores de integración de datos
Administradores de gobierno de datos
Administradores de datos e ingenieros de datos

Algunas tendencias en el mundo de los datos

Big Data, IA, IoT

A pesar de que el Big Data, la Inteligencia Artificial y el Internet de las Cosas se vienen utilizando desde hace algunos años, aún queda mucho camino por recorrer. El rápido avance de la tecnología, el aumento del volumen de datos y la digitalización están haciendo que las organizaciones se sigan enfrentando a diferentes obstáculos en la aplicación de estos sistemas en sus negocios. Por tanto, estas soluciones siguen siendo tendencias importantes.

Data Visualization

Las empresas necesitan tener acceso a sus datos en tiempo real de una forma visualmente comprensible. Con la visualización de datos se proporciona toda la información necesaria en forma de gráficos de conocimiento, tablas, cuadros de mando o mapas, presentando de forma dinámica y estéticamente atractiva la información que los diferentes departamentos necesitan.

Democratización de los datos

Los diferentes departamentos deben tener la capacidad de acceder a los datos sin necesidad de depender de IT. Por esta razón y para que estos fluyan de forma rápida, las empresas trabajarán en una especie de “self-service” que les permita analizar y administrar la información sin requerir una intervención técnica específica.

Cloud Data Analytics

El uso de servicios de análisis de datos en la nube está creciendo vertiginosamente, ya que ofrece numerosas ventajas para las empresas, como escalar fácilmente en función de la cantidad de procesamiento de datos, contribuir a descargar de trabajo al equipo interno y aumentar el rendimiento de la organización.

Contratar un servicio de iCloud Data Analytics permite trabajar con herramientas de analítica avanzada que, en otro caso, la compañía tendría que desarrollar por sí misma.

Tomando en consideración todo lo anteriormente expuesto, queda claro que el data management es una herramienta imprescindible para la gestión de los datos.

La información es poder y los datos se pueden transformar en un activo muy valioso para identificar tendencias, tomar decisiones y actuar antes que los competidores. Si no lo has hecho ya, ahora es el momento de aplicar este tipo de gestión en tu empresa para convertirla en un referente en el análisis de datos.