Los espacios, su disposición y sus características influyen en nuestro comportamiento más de lo que a menudo somos conscientes. Al entrar en un templo, por ejemplo, casi todo el mundo tiene el reflejo de bajar el tono de voz y el de mirar con desaprobación a quienes no lo hacen. Sabemos también que el diseño de algunos espacios comerciales está pensado para incitarnos con discreción a que compremos más de lo que teníamos previsto.
Encontramos más ejemplos de la influencia del espacio con solo salir a la calle y observar cuántos dispositivos y artefactos de la vía pública nos condicionan de algún modo. Los semáforos y pasos de peatones indican cuándo y por dónde cruzar la calzada. Los espacios con bancos invitan a sentarse para charlar o para ver pasar a la gente, mientras su ausencia en algunas avenidas comerciales parece en cambio una invitación a entretenerse de escaparate en escaparate.
El reparto del espacio público entre ciudadanos, vehículos a motor, ciclistas y patinetes genera estos días polémicas intensas entre los defensores de uno u otro uso. Una muestra más de que los espacios tienen, superpuestas a sus características físicas, cualidades derivadas de la intencionalidad de su diseño.
La importancia de los espacios profesionales y su diseño
Lo mismo sucede en los espacios de trabajo. En una ocasión fui uno de los facilitadores de un proyecto de team building para el nuevo departamento de I+D de una empresa, del cual el CEO esperaba el desarrollo de productos transformadores. Programamos una serie de reuniones con los investigadores, todos ellos jóvenes, con experiencia previa y titulación superior, la mayoría nuevos en la empresa y en la ciudad, extranjeros unos cuantos. La planta del edificio corporativo que ocupaban se había acondicionado con estándares a lo Silicon Valley, muy distintos de los habituales en el resto de la empresa: espacios abiertos, sillones de colores vivos, múltiples salas informatizadas, neveras bien surtidas, paredes de cristal cubiertas de post-its y de dibujos.
Como ejercicio, enviamos a los investigadores a explorar por parejas otras plantas del edificio y otros edificios de la compañía, algo que ninguno de ellos había hecho antes. A la vuelta, se manifestaron entre sorprendidos y horrorizados de lo que habían descubierto; coincidían en que no podrían sentirse a gusto trabajando en espacios como los que habían visitado, los que ocupaban la mayoría de los empleados. Tampoco eran conscientes de que, para algunos de los que trabajaban en los departamentos más tradicionales de la empresa, el diseño del espacio que ocupaban los investigadores no era más que una extravagancia. Estas diferencias entre los espacios y sus percepciones ponían de manifiesto una brecha entre la cultura tradicional de la empresa y la que su CEO pretendía que el departamento de I+D contribuyera a inocular. Salvar esa brecha habría de requerir algo más que las innovaciones tecnológicas que los investigadores estaban convencidos de poder aportar. La cultura, recordemos, se come a la estrategia con patatas.
Todos los espacios son el resultado de un proceso de diseño (incluso los que pretenden no serlo), una respuesta a la cuestión de para qué se los utilizará. Todos han sido imaginados con algún criterio antes de ser decorados y equipados. A veces, con aparente descuido, como los destinados a empleados «corrientes»; otras, con la intención consciente de lograr un resultado rompedor, como la planta reservada a los investigadores. No es casualidad que una de las consecuencias de la pandemia esté siendo un nuevo interés creciente por las prácticas de trabajo híbrido, que comporta replantear el para qué de los espacios presenciales, cómo configurarlos e incluso la propia naturaleza del trabajo.
Los elementos de un espacio creativo
En el contexto de esta serie de reflexiones en torno a la transformación de los negocios, me centraré en adelante solo en los espacios creativos, los destinados a acoger las reuniones grupales de exploración, imaginación y deliberación que son necesarias en todo proceso de innovación o de transformación.
El aspecto más trivial, pero no por ello secundario, es el relativo a las características físicas del espacio creativo. Colocar a las personas en círculo propicia una comunicación más abierta. La posibilidad de utilizar varias mesas (o varias salas) para distribuir a los presentes en grupos ayuda a agilizar las deliberaciones. Habilitar superficies en donde fijar hojas de papel o colecciones de post-its hace más fácil examinar y comentar los resultados a medida que se van produciendo. Disponer de un papelógrafo ayuda a resumir y anotar las conclusiones más importantes. Habrá quienes consideran imprescindible el uso de una pantalla en la que proyectar un PowerPoint, pero hay diversidad de opiniones al respecto.
Es menos habitual referirse a tres elementos no materiales que contribuyen a impregnar un espacio de un ambiente propicio a actividades de exploración o de deliberación creativa: el alineamiento de los participantes, el proceso en el que están implicados y las estructuras de soporte:
- El alineamiento es un acuerdo extendido en el grupo acerca de cómo trabajar juntos, de cómo compaginar las tareas a realizar con las habilidades y conocimientos individuales. El alineamiento es un poco como la belleza, no es fácil de definir, pero, cuando no está, lo notamos enseguida. Como no disponemos de un alineamómetro que pueda medirlo ni explicitarlo, la falta de alineamiento es en ocasiones la verdad incómoda que nadie se atreve a mencionar.
- Las estructuras de soporte facilitan la fluidez y efectividad de los procesos de exploración y deliberación. Dependiendo de las metodologías, pueden incluir rituales que incentivan la interacción, o elementos físicos como juegos, mapas visuales (‘canvas’ en inglés) u otras herramientas que ayudan a orientar y organizar contenidos, entre otros.
- La innovación, al igual que deliberación creativa, es una disciplina. Existen sobre ellas multitud de metodologías, todas la cuales tienen en común la propuesta de un proceso con etapas e hitos. Muchas veces, es conveniente a este respecto habilitar de forma explícita la actuación de un facilitador que sostiene el espacio actuando como guardián del proceso, como maestro de ceremonias en la selección y presentación de las estructuras, y como responsable de mantener el alineamiento y el ambiente creativo en general.
El nuevo reto de los espacios virtuales
Una consecuencia del interés emergente en las prácticas de trabajo híbrido es que la cuestión del diseño de espacios profesionales se extiende ahora al ámbito virtual. La experiencia del uso intensivo de aplicaciones de videoconferencia (Zoom, Teams o similares) ha demostrado su utilidad, pero también sus limitaciones. La mayor facilidad para convocar reuniones virtuales puede exacerbar la reunionitis y resultar en el «síndrome de fatiga zoom». Por otra parte, en el espacio virtual apenas se ha empezado aún a abordar la cuestión de emular los ingredientes recién descritos del espacio creativo. Las plataformas virtuales incluyen recursos como la posibilidad de repartir a los participantes en espacios separados para facilitar la interacción o la de habilitar una ventana a modo de papelógrafo virtual, pero no es suficiente para reproducir en una reunión virtual la energía o la intensidad de una reunión creativa presencial, algo a lo que tal vez puedan contribuir los expertos en gamificación.
En cualquier caso, según algunas encuestas, hoy por hoy, solo alrededor del 10 % de profesionales preferiría que todas sus reuniones fueran online, en tanto que solo alrededor de un 25 % las querría solo presenciales; el resto parece inclinarse por una combinación de lo presencial y lo online cuya fórmula más efectiva está aún en estado experimental. A los cuidadores de espacios se les multiplica el trabajo.
En definitiva, el diseño de cualquier espacio es de gran importancia y, los espacios de trabajo, especialmente los espacios creativos, no son una excepción: de ese diseño depende en gran parte el éxito de los encuentros que tienen lugar allí y, por lo tanto, de las organizaciones que los necesitan para mejorar y avanzar. Además, debemos tener en cuenta que un espacio creativo no está formado solo por los objetos que se encuentran en él, sino también por las disposiciones y las preparaciones de quienes lo utilizarán. Y, por último, debemos recordar que, aunque los espacios virtuales se usan de forma cada vez más frecuente, no llegan todavía a poder aportar a una reunión creativa lo que un espacio físico sí, lo que los convierte en un nuevo reto.
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