Qué es una factura electrónica, para qué sirve y cuáles son sus ventajas

La transformación digital de la economía ha llevado aparejada una digitalización de todos los procesos empresariales. Entre ellos se encuentra la facturación, donde la factura electrónica está sustituyendo a la factura en papel con cada vez más frecuencia. Por eso es conveniente que conozcas sus ventajas, cómo enviarlas y qué elementos deben contener.

En la actualidad, casi todos los negocios aceptan o emiten sus facturas en formato electrónico, y el propio Reglamento de Facturación de España se ha adaptado para que este tipo de formato tenga la misma validez legal que los que se han utilizado tradicionalmente.

Qué es la factura electrónica y para qué sirve

La factura electrónica es una factura convencional que se emite en formato electrónico. Este formato ya se ajusta al Reglamento de Facturación, de manera que, como decíamos, tiene la misma validez que las facturas en papel desde el punto de vista legal.

La gestión de los sistemas empresariales, cada vez más digitalizados gracias a los ERP, ha impulsado de manera significativa el uso de la factura electrónica. En realidad, incluso los sistemas más básicos de contabilidad y facturación lo han hecho.

Su función es garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura sea quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no se haya alterado (integridad).

En las relaciones comerciales, la aceptación de este tipo de facturas por parte de proveedores o clientes puede ser expresa o tácita, tal y como establece la Comisión Europea. No obstante, generalmente, esta aceptación debe constituir un consentimiento informado por parte del interlocutor, en el que se notifique el canal utilizado para emitir y recibir las facturas electrónicas.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos de facturas electrónicas reconocidas: las estructuradas y las no estructuradas.

Facturas electrónicas estructuradas

Como su nombre indica, son aquellas que se emiten en formato estructurado, como XML o EDIFACT. Este tipo de facturas se emiten cuando el software del emisor y el receptor tienen algún tipo de comunicación electrónica que permite automatizar el flujo de entrada y salida de facturas.

Este es el caso de las administraciones públicas o grandes clientes que disponen de infraestructuras informáticas adaptadas para recibir las facturas electrónicas de manera automática.

Facturas electrónicas no estructuradas

Las facturas no estructuradas son aquellas que no tienen un formato específico, y que requieren de algún tipo de intervención humana para ser registradas en las aplicaciones de facturación de las compañías.

Este es el caso de las facturas electrónicas que se envían y reciben en formato PDF, mediante una imagen o en formato Doc.

Ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica tiene una serie de ventajas frente a su homóloga en papel. Entre ellas se encuentran las siguientes:

Ahorro de costes.
Mejora de la eficiencia.
Integración con las aplicaciones de gestión empresarial de la compañía, como un ERP o un software de contabilidad y facturación.
Optimización de la tesorería, ya que al estar integrada con estas aplicaciones, se puede determinar en todo momento cuándo vence la factura y, en caso de que sea necesario, enviar la correspondencia adecuada a clientes y proveedores.
Automatización de la contabilidad.
Reducción de los tiempos de gestión.
Eliminación de errores humanos.
Mayor eficiencia y optimización.
Se adapta a las nuevas tecnologías, con lo que esto implica, especialmente a nivel legal. En la actualidad, buena parte de la relación con las administraciones públicas exige el uso de la factura electrónica y, en el futuro, este será obligatorio en todas las relaciones con el sector público.
Permite gestionar actividades no presenciales de una forma sencilla. Esto es especialmente relevante en un contexto como el actual, en el que muchas actividades se llevan a cabo a distancia. Sin la factura electrónica, sería necesario emitir las facturas por correo ordinario, con el tiempo que ello consumiría.

Cómo se envía una factura electrónica

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una convencional, debe cumplir una serie de requisitos:

El emisor ha de transmitirla de un dispositivo electrónico a otro (generalmente de un ordenador a otro), recogiendo el consentimiento de ambas partes con este estándar.
Debe utilizar alguno de los siguientes formatos universalmente reconocidos y aceptados: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT. Normalmente, en las relaciones comerciales entre autónomos y empresas se suele utilizar el formato PDF, y el XML se reserva para las relaciones con las administraciones públicas y grandes empresas.
Se debe contabilizar la factura dentro de los sistemas de gestión empresariales.
Los datos de la factura deben poder conservarse no en el PDF, sino en la propia base de datos que la generó

Principales elementos de la factura electrónica

La factura electrónica tiene los mismos elementos que la factura en papel. En concreto, para que sea válida desde el punto de vista legal, debe contener, al menos, la siguiente información:

Número de factura. Su numeración debe ser correlativa en función de su fecha.
Fecha de emisión.
Datos del emisor, incluyendo el nombre, el NIF en caso de que sea un autónomo o el CIF si se trata de una empresa, y la dirección completa.
Datos del receptor, con los datos personales.
Descripción de cada producto comercializado o servicio prestado, así como el número de unidades por concepto y el importe.
Descripción total del importe, mencionando la base imponible, el tipo impositivo aplicado y el importe total a pagar. En caso de que haya retención en factura por IRPF, se deberá informar restando el porcentaje del mismo.
Fecha de vencimiento.

Conclusiones

Las empresas y los autónomos tienden a utilizar la factura electrónica en sus relaciones comerciales cada vez más. Los beneficios económicos que la automatización del proceso de facturación electrónica puede aportarle a tu compañía son muchos en comparación a los costes del uso de la factura en papel. Además, el uso de estas facturas contribuye a mejorar nuestra relación con el medio ambiente.