El control de gastos con Excel se ha hecho bastante habitual en las dos últimas décadas. El fácil acceso a esta herramienta la ha convertido en una de las más versátiles cuando se trata de llevar la contabilidad en muchos negocios e incluso en muchos hogares.
¿Por qué resulta tan práctico Excel para llevar la contabilidad?
La suite ofimática de Microsoft es una de las más conocidas a nivel mundial, por lo que la mayoría de la gente sabe utilizarla. Además, con los años Excel se ha vuelto más intuitivo, lo que facilita su uso incluso por personas que no han recibido formación específica sobre esta herramienta.
El sistema de cálculo a través de fórmulas permite realizar de forma fácil y rápida operaciones aritméticas libre de errores. Además, los datos se recalculan al introducir nuevas variables.
Los resultados obtenidos se pueden convertir en gráficas con las que resulta más sencillo analizar los datos e incluso identificar tendencias.
¿Qué contenido básico debe haber en una plantilla para el control de gastos con Excel?
Para llevar la contabilidad y además tener claro en qué se está gastando el dinero el proceso de creación de la plantilla debe incluir:
- Categorías y subcategorías de gastos.
- Dentro de cada subcategoría se crean a su vez tres columnas: fecha, detalle del gasto, importe.
- Añade una fórmula que se encargue de calcular los totales en cada subcategoría y categoría de gastos.
¿Qué inconvenientes tiene hacer el control de gastos con Excel?
Excel es una buena herramienta, pero tiene limitaciones, especialmente cuando se trata de gestionar la contabilidad de una empresa en la que hay diferentes departamentos que realizan movimientos económicos.
Archivos pesados
A medida que se va añadiendo más y más contenido el archivo pesa más, lo que hace que se ralentice y llega un momento en que es muy complicado trabajar con él.
Falta de seguridad
El acceso a Excel no se puede bloquear de ninguna manera, esto implica que cualquiera que acceda al ordenador en el que está el archivo puede abrirlo, verlo e incluso manipularlo sin ningún problema.
No se puede acceder de forma remota
El archivo está fijo en un dispositivo, no se puede abrir desde cualquier lugar salvo que se lleve una copia en una memoria externa o se suba a la nube, lo que a la vez supone un nuevo riesgo para la seguridad de los datos.
Falta de flexibilidad
La contabilidad es algo dinámico, pero las hojas de gastos son demasiado estáticas. Una vez configuradas resulta complicado cambiarlas, por lo que no tienen la flexibilidad que muchas veces hace falta.
¿Cómo vencer las limitaciones de Excel?
La mejor manera de superar los límites de este programa es buscar una solución que haya sido desarrollada específicamente para gestionar la contabilidad.
Los ERP de contabilidad y finanzas son una buena alternativa. Tienen toda la flexibilidad que es necesaria en estos casos, los usuarios pueden acceder de forma remota y revisar o modificar los datos que hagan falta. Además, el acceso a los datos está limitado a las personas autorizadas, lo que aporta mayor seguridad.
El departamento de finanzas es uno de los más importantes en cualquier empresa, no se puede permitir errores ni ineficacias, de ahí la importancia de que cuente con las herramientas más adecuadas.
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