Lean management y herramientas lean: cómo ayudan a tu empresa

El lean management, o lean, es un enfoque para la mejora continua de la calidad. Deriva del fenómeno de lean manufacturing, que en sus orígenes estaba orientado a los procesos de producción, y tiene como principal objetivo eliminar el desperdicio. Esto es, acabar con los procesos que ni aportan valor ni son necesarios. Se consideran desperdicios la sobreproducción, el tiempo de espera, el transporte, el exceso de procesos, el potencial humano infrautilizado, los defectos y los inventarios innecesarios. Para ello, además de seguir ciertos procedimientos, hay que utilizar diversas herramientas en la gestión, conocidas como herramientas lean.

El origen del Lean Management se remonta al año 1950. Entonces se empieza a utilizar en el sistema de producción de Toyota. Gracias a ello, esta compañía consigue recuperarse en la década de los 70 de manera más rápida que otras empresas de la crisis del petróleo. Hecho que demuestra la efectividad de este enfoque. Pero no es hasta la década de los 90 cuando comienza a difundirse por empresas de todo el mundo debido a los buenos resultados obtenidos.

Aplicar lean management: pasos básicos a seguir

Para poder aplicar el lean management y las herramientas lean a un proceso, hay que seguir una serie de pasos básicos y muy sencillos. Son los siguientes:

Observar y analizar lo que ocurre, para poder detectar despilfarros o desperdicio. También las variaciones en los procesos y prácticas injustificadas.
Estandarizar todos los procesos repetitivos.
Implementar las mejoras en los procesos seleccionados.
Por último, realizar un seguimiento para comprobar que dichas mejoras se cumplen.

Aunque, en origen, la metodología y las herramientas lean estaban enfocadas a los procesos de producción, con un poco de ingenio y creatividad las podemos adaptar a cualquier disciplina. Esto se debe a que, esencialmente, de lo que se trata es de buscar despilfarros y eliminarlos.

Un ERP como apoyo para el lean management

Y ahora, la pregunta del millón: ¿qué podría tener un ERP para facilitar la mejora continua de los procesos mediante las buenas prácticas de Lean?. Esto es, ¿que requisitos debe cumplir un ERP para que se le considere un Lean ERP? Pues entre ellos, los siguientes:

Ha de contar con un sistema integrado de gestión de procesos de negocio
Debe poder ser accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
Es aconsejable que favorezca el trabajo en equipo.
Debe incluir indicadores para obtener datos medibles de los procesos que nos permitan analizarlos para detectar las mejoras.
Si tiene un sistema de alertas y notificaciones, podrá facilitar la comprobación de que el proceso avanza correctamente.
Su flexibilidad para adaptarse a los cambios de la mejora continua ha de ser máxima.

Algunas herramientas lean

Para la práctica del lean management se emplean diversas técnicas. Entre ellas, podemos destacar las siguientes:

Kaizen es un método de mejora de procesos mediante la ejecución continua de cambios. Se basa en acciones concretas y sencillas, y se puede orientar hacia la eliminación de desperdicios.
El método de gestión de las 5‘s (Organización, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina) aporta un valor elevado a la visibilidad en el proceso de producción. Si hay un problema, con este método se puede detectar rápidamente. ¿Cómo está tu mesa de trabajo?
SMED, Reducción de tiempos de cambio de formato. Es un sistema de reducción de desperdicios en un entorno de producción basado en asegurar que se tarda un único dígito de minutos en el cambio de una herramienta. Esto es, con este sistema, cualquier cambio de máquina o comienzo de proceso no debería durar más de 10 minutos.
Jidoka. Es una metodología de automatización de los defectos: al detectar una anomalía se para la línea de producción de forma inmediata, se arregla el problema y se eliminan las causas del mismo.
Poka-yokes, o técnicas que impiden el error, asegurando el 100% sin defectos. Se aplican para evitar errores al utilizar un sistema. Por ejemplo, en el diseño de los conectores que únicamente se pueden insertar en una posición. Como los USB.