Fases de implantación de la automatización de procesos

La automatización de procesos consiste en integrar diferentes softwares, personas y procesos en un entorno de trabajo, y más concretamente dentro de los flujos de trabajo que están establecidos dentro de una compañía.

A la hora de realizar este proceso de implementación, la empresa puede centrarse en conseguir una eliminación de los errores, una reducción de los costes o una disminución de los tiempos dentro de los flujos de trabajo.

En este artículo te ayudamos a comprender por qué cada vez son más las compañías que están apostando por implementar la automatización de procesos.

¿Qué es la automatización de procesos?

Podemos definir la automatización de procesos como el proceso de sustitución de las tareas tradicionales por sus versiones realizadas de forma automatizada. De esta manera, gracias al uso de la tecnología se consigue llevar a cabo ciertos procesos con una menor cantidad de personal humano.

En una empresa existen muchos procesos que se han de organizar e instrumentalizar según el valor que aporten dentro de los flujos de trabajo.

Respecto a la aplicación de la automatización de procesos, esta sirve para poder mejorar tanto la producción como los trabajos que realizan los empleados. Esto incluye los procesos industriales, las actividades económicas, la investigación, los procesos estadísticos, etc.

A continuación, puedes ver algunas de las áreas o funciones específicas que se pueden automatizar:

ÁREA	FUNCIONES
Marketing	Generación de campañas de marketingElaboración de propuestas de ventaGestión de las oportunidades de venta
Finanzas	FacturaciónGestión de cobrosSolicitud de pedidosPago de nóminas
Operaciones	Puesta en marcha del plan de producciónGeneración de pedidos de insumosGestión de la logística interna y externa
Recursos Humanos	Proceso de selección de personalGestión del movimiento del personal
Procesos relacionados	Order cashGestión del proceso de la compra al pago del proveedorProceso de resolución de las incidencias

¿Cómo implementar la automatización de procesos?

Una vez identificadas las diferentes áreas de implantación de la automatización de procesos, así como los diferentes procesos que le dan más valor, debes seguir todos los pasos necesarios para llevarla a cabo.

La automatización de procesos se realiza a través de un ciclo que consta de cinco pasos o etapas diferentes:

PASOS	DESCRIPCIÓN
Definición de las actividades clave	El primer paso de la automatización de procesos consiste en identificar y definir toda la información necesaria sobre los procesos que se tienen que automatizar, ya que antes de iniciar la implementación es necesario estar bien documentados en este sentido. Por lo tanto, se debe definir el proceso de automatización, realizar un mapeo de todos los procesos y documentarse sobre cada uno de ellos.
Modelización del proceso de automatización	El segundo paso consiste en elaborar el diagrama del proceso de entrada y salida de las diferentes actividades y crear una modelización usando una herramienta específica para poder realizar la automatización del proceso. Este tipo de herramientas se denominan BPMS (Business Process Management Systems), es decir, Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio.
Ejecución de la automatización de procesos	El tercer paso se realiza una vez se ha completado la modelización del proceso dentro de una herramienta BPMS. El proceso de ejecución comienza con la formación de los usuarios en el empleo de la herramienta y con la realización de las pruebas de ejecución del proceso. Después, hay que establecer un punto de partida para empezar el control a través de la automatización de procesos. El inicio se marca para una fecha concreta, a partir de la cual se empezarán a ejecutar los procesos a través de la plataforma.
Control y seguimiento de la automatización de procesos	El cuarto paso se basa en el control del proceso y en la identificación de los indicadores clave (KPIs), los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) u otra métrica que esté dentro del ámbito de desempeño. A través de las herramientas BPMS, el proceso de obtener las métricas para el seguimiento se realiza de una forma sencilla, aunque al inicio de la implementación es mejor realizar solo un seguimiento de las métricas básicas.
Revisión del proceso de automatización	El quinto paso consiste en analizar los diferentes problemas que aparecen dentro de los distintos flujos de trabajo durante la automatización de procesos e intentar ajustar lo necesario.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos?

Algunas de las ventajas de la automatización de procesos dentro de una empresa son las siguientes:

Permite realizar un control y seguimiento de las diferentes actividades de forma detallada.
Después de la implementación de la automatización, se consigue disminuir el tiempo del ciclo de cada uno de los procesos de la compañía.
Se logra reducir o eliminar los diferentes intercambios de información interna en la empresa.
Se pueden eliminar los tiempos muertos existentes entre el inicio de una actividad y el de la siguiente.
Se consigue realizar un intercambio de información entre las diferentes herramientas de la organización de una forma automatizada y, así, se pueden evitar errores en el proceso.
Se desarrollan indicadores de desempeño (KPIs) actualizados en el momento.
Se pueden identificar posibles cuellos de botella, tareas que pueden estar duplicadas o labores que no aportan valor a los flujos de trabajo.
Es posible supervisar las diferentes tareas que aportan más valor a la empresa, así como aquellas en las que existe una mayor interacción con los clientes.

Ahora que tienes presente en qué consiste la implementación de la automatización de procesos, te será más fácil encontrar procesos que mejoren dentro de tu empresa.

Y si vas a llevar a cabo la implantación de la automatización de procesos industriales, te será de gran utilidad contar con un ERP de Proyectos. Los ERPs de este tipo sirven para gestionar la vida de los procesos y los proyectos de la empresa, desde el diseño y la planificación hasta la ejecución. ¿Cuentas ya con uno?