Cómo implementar el Lean Office en tu empresa

El Lean Office se caracteriza por ser una filosofía de trabajo en la que el valor generado para el cliente dirige las operaciones. Facilita una solución para muchas organizaciones, elimina actividades de no valor y ayuda a reducir tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad y las entregas. ¿Quieres saber más?

¿Qué es el Lean Office?

Podemos considerar el Lean Office como una manera de trabajar que genera valor para los clientes de la empresa a través de las operaciones y facilita la eliminación de actividades que no están generando valor. Por tanto, también ayuda a reducir tiempos, a aumentar la productividad, a mejorar la calidad de los productos o servicios y, por último, a optimizar las entregas.

Cada vez más compañías se están adaptando a esta forma de trabajar, ya que mejora factores claves como la productividad, elimina el despilfarro que se da en las oficinas y en los procesos, y permite conseguir ahorros de costes relacionados con la demanda de los clientes.

Diferencias entre Lean Office y Lean Manufacturing

En el siguiente cuadro puedes ver las diferencias que existen entre el Lean Office y el Lean Manufacturing:

DIFERENCIAS	DESCRIPCIÓN
Eliminar desperdicios	Las oficinas Lean son aquellos lugares donde los desperdicios son eliminados para ofrecer un mejor servicio.
Reducir el trabajo	Este tipo de oficinas intentan disminuir el volumen del trabajo que está en proceso y, por tanto, estandarizar los diferentes proyectos.
Controlar el despilfarro	En los procesos industriales de fabricación es más sencillo visualizar los despilfarros y cuantificarlos.
Identificar el trabajo	En las oficinas es más difícil ver la cantidad de trabajo pendiente, ya que cada uno de los puestos de trabajo tiene diferentes perfiles.
Cultura	La cultura que se practica en entornos de oficina es diferente a la que se puede dar en un entorno de producción, y suele ser más informal.
Cambios	Los cambios que se pueden llevar a cabo en una oficina acostumbran a ser más sencillos que los cambios que se deben realizar en la parte de producción, sobre todo los que implican procesos productivos.

Beneficios de implantar el Lean Office

Cuando se aplica el Lean Office dentro de los entornos de oficina, los cambios pueden afectar a todos los niveles de la empresa. En de esta filosofía de trabajo se involucra tanto a las personas como a los procesos que se realizan, con el fin, como hemos comentado, de disminuir al máximo los desperdicios y detectar las oportunidades que existen. ¿El resultado? Mejorar lo que se realiza, aportando así un mayor valor a los clientes.

En el siguiente cuadro puedes encontrar los diferentes beneficios de implantar un proceso Lean Office:

NIVELES	DESCRIPCIÓN
Empresa	El Lean Office intenta racionalizar y acelerar los procesos en los que están involucrados los clientes de la compañía. Por ejemplo: pedidos, servicio postventa, facturación, relación comercial, etc.
Organizativo	Esta filosofía trata de racionalizar los procesos clave e identificar los diferentes requisitos necesarios para los clientes internos, para mejorar la comunicación y la cooperación.
Departamentos	Gracias a él, los departamentos de la empresa se centran en los objetivos que deben conseguir. Y es que la filosofía Lean Office intenta disminuir las actividades que aportan poco valor.
Personal	En cuanto a cómo afecta al individuo, el Lean Office trata de reducir toda la documentación, las actividades y los errores que pueden darse en el trabajo diario de una oficina. Así se consigue mejorar la organización, las responsabilidades y los objetivos asignados a cada uno de los trabajadores.

Causas para que una empresa decida implantar el Lean Office

Aplicar la filosofía Lean Office en una oficina consiste en analizar muchos flujos de trabajo que aportan valor y se interrelacionan entre sí. Los flujos de valor en una compañía no suelen verse a simple vista, o la frecuencia no suele ser repetitiva, y esto hace que la aplicación acostumbre a ser más difícil.

Para poder analizar todos los procesos, se deben identificar y ordenar todos los canales de demanda de los clientes, las necesidades de los puestos en los que desarrollan su actividad los trabajadores y los diferentes movimientos en los sistemas de información de la empresa.

El Lean Office hace hincapié en los datos para la toma de decisiones, basados en qué está pasando y en la observación y el contraste. Por tanto, se recoge la información sobre los procesos que se realizan administrativamente. Estos procesos administrativos determinan qué datos se deben incluir y qué preguntas se deben realizar.

En la mayoría de casos, ver si estas actividades aportan un valor añadido no es fácil. El desafío es determinar cuáles de ellas no aportan valor, pero son necesarias, y cuáles solo aportan desperdicios en sus procesos.

Herramientas utilizadas en el Lean Office

Estas son las herramientas que se pueden utilizar a la hora de implantar el Lean Office en una empresa:

Herramienta	Descripción
Kaizen	El Kaizen es una herramienta que permite lo siguiente:Mejorar el *timing* empresarial, eliminando tareas que no sean necesarias para perfeccionar los procesos internos.Optimizar la gestión documental. Se debe aplicar el principio de las 5S conocido como “seiton” para organizar los diferentes procesos y poder encontrar fácilmente la información.
Value Stream Mapping (VSM)	El Value Stream Mapping es una herramienta que facilita la visualización de todo el proceso de una tarea, desde el inicio hasta la entrega del producto o servicio al cliente.

Muchas empresas de servicios han implantado el Lean Office en su rutina de trabajo con el fin de mejorar la productividad y optimizar sus recursos de la mejor manera. Esto permite a las compañías detectar posibles errores a tiempo, con el objetivo de adoptar las medidas necesarias para solucionarlos. Así, se toman decisiones basadas en hechos y en la observación directa.

Si quieres llevar a cabo la implantación delLean Office en tu organización, puedes ayudarte de un software como Ekon Proyectos, que te permitirá gestionar desde el diseño y la planificación hasta la ejecución de los recursos, las compras y la facturación.