Optimiza el inventario de almacén con tecnología

Tener un almacén eficiente puede influir en el éxito de tu negocio y en la satisfacción de los clientes. Un buen inventario de almacén puede ser la clave para evitar problemas como la falta de espacio y de orden, las dificultades a la hora de tomar decisiones o la ausencia de trazabilidad a la hora de saber qué errores se han cometido y por qué.

En este post, queremos hablarte de qué es el inventario de almacén, por qué es importante para tu negocio, de qué forma puedes optimizarlo y cómo te puede ayudar un ERP.

¿Qué es el inventario de almacén y por qué es importante?

El inventario de un almacén consiste en una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen dicho almacén en cada momento.

Anteriormente, el inventario de almacén se realizaba en papel pero actualmente se ha digitalizado y hay herramientas como los ERP que ayudan a optimizarlo.

Hacer un inventario de almacén optimizado, puede aportar a tu empresa beneficios como los siguientes:

Determinar las existencias. Podrás saber en todo momento lo que hay en tu almacén, lo que te permitirá evitar robos, pérdidas y te ayudará a cotejar la información del almacén con la de los libros contables.
Evitar roturas de stock. Una rotura de stock puede suponer que no sea posible atender las demandas de tus clientes, lo que puede repercutir en la imagen de tu empresa.
Identificar productos defectuosos o caducados. Este tipo de productos tienen un efecto negativo en la valoración del inventario.
Saber qué productos son más rentables. Mantener un inventario de almacén actualizado y optimizado te permitirá saber con qué productos ganas más dinero y cuáles están más tiempo en el almacén, porque se tarda más en venderlos y, por lo tanto, resultan menos rentables.
Tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, si detectas que un producto lleva mucho tiempo en almacén, no lo vendes y está a punto de caducar, puedes hacer una promoción para venderlo rápido.
Ofrecer una buena atención al cliente. Saber lo que tienes en el almacén y gestionar correctamente los pedidos, te ayudará a dar una mejor atención a tus clientes, porque evitarás retrasos o falta de productos.

Cómo optimizar el inventario de almacén

La optimización del inventario de almacén requiere seguir una serie de pasos para que sea efectiva. Te proponemos las siguientes fases:

Planificación. Determina cada cuánto tiempo se revisará el inventario de almacén, cómo lo harás y quién lo hará.
Clasificación por tipos de productos y zonas. Elige un único sistema de codificación y síguelo siempre para que los productos sean fáciles de encontrar.
Diseña un proceso para la gestión del inventario. Tendrás que elaborar una serie de instrucciones y compartirlas con tu equipo para que cada persona conozca las tareas a realizar y la forma de hacerlo.
Comprueba que todo funciona correctamente. Revisa periódicamente tanto el procedimiento para la gestión del inventario de almacén como todas las herramientas que utilices, de forma que todo funcione correctamente.
Elabora una copia de seguridad. Para evitar problemas si algún sistema falla, es importante que tengas copias de seguridad del inventario de almacén.
Analiza todos los datos. Tal y como comentábamos anteriormente, la información que puedes sustraer del inventario del almacén te servirá para tomar decisiones sobre ventas, pedidos, recursos humanos etc.

Beneficios de un ERP para la gestión del inventario de almacén

Cualquier empresa dedicada a la venta de productos en stock, sabe que el almacén es la piedra angular de la empresa.

Cuando las empresas comienzan a crecer, la necesidad de gestionar correctamente el almacén se convierte en fundamental, porque puede llegar un momento en el que la rotación de artículos sea elevada.

Un ERP enfocado a almacenes puede aportar beneficios como los siguientes:

Ahorro de tiempo. El tiempo que se dedica a todos los aspectos del negocio se reduce.
Mejor control sobre el negocio. Sabrás a tiempo real lo que ocurre en tu almacén.
Elaboración de informes. El ERP te ayudará a elaborar informes sobre el funcionamiento de la empresa en cada momento.

Características de un ERP para la gestión del inventario de almacén

Los ERP que se utilizan para la gestión del inventario de almacén suelen tener las siguientes características:

Automatización de la comunicación. La comunicación con clientes y proveedores se hace de forma automática, por lo que es más sencilla y rápida.

Optimización del espacio del almacén. El ERP utiliza criterios que permiten ordenar el almacén de la forma más favorable para la actividad de la empresa.
Seguimiento de pedidos. El ERP podrá hacer un seguimiento de cada pedido desde la solicitud hasta la entrega de manera que se sabrá en todo momento dónde está el pedido y si ha habido alguna incidencia.
Solicitud de pedidos mínimos para reposición de stock. Un sistema ERP ayuda a detectar cuándo es necesario hacer un pedido de un determinado producto para poder mantener las ventas y atender a los clientes.

Conclusión

El control del inventario de almacén es fundamental para que tu empresa pueda crecer y preste el mejor servicio a tus clientes. No se trata solo de saber lo que hay en el almacén, sino de ir más allá y deducir patrones y datos que ayuden a la toma de decisiones.