Plan de comunicación de una empresa: qué debes tener en cuenta

La comunicación que realice una compañía es capaz de convertirla en un buen o mal negocio, de ahí la importancia de desarrollar correctamente el plan de comunicación de una empresa.

Diseñar un plan de comunicación adecuado te permite tener un mapa de ruta en el que se siguen una serie de pasos y estrategias para que tu compañía sea percibida como una gran empresa.

¿Qué es un plan de comunicación?

El plan de comunicación de una empresa es un documento en el que se diseña una ruta detallada de inicio a fin en la que se planifica cómo, cuándo y de qué forma se va a transmitir un mensaje estratégico al público objetivo.

Su desarrollo se ha convertido en algo fundamental en los procesos de transformación digital para asegurar que la organización comparte un mensaje claro y específico que proporcione resultados medibles para analizar las acciones puestas en marcha.

A continuación te hablamos de los distintos tipos de plan de comunicación corporativo para que puedas desarrollarlos en tu organización:

Plan de comunicación interna

La comunicación interna es la difusión y el intercambio de información dentro de la propia organización. El plan de comunicación interna de una empresa es tan importante como el que se diseña para la comunicación externa, ya que ambos favorecen su crecimiento y funcionamiento.

Generalmente, el desarrollo del plan de comunicación interna se realiza con la ayuda de diferentes departamentos con el fin de alinear todas las áreas de negocio. Para lograr alcanzar los objetivos de comunicación de una compañía es necesario saber transmitirlos desde dentro, comenzando por todos los miembros de la organización.

Si la comunicación es buena, la reacción de los empleados será favorable y se verá reflejada en su motivación y compromiso.

Plan de comunicación externa

La comunicación externa es aquella que se genera desde dentro hacia fuera de la empresa. Cuando se desarrolla un plan de comunicación externa hay que tener en cuenta el público objetivo para lograr que este se convierta en cliente y además, reciba una buena imagen de la marca.

Actualmente las compañías se comunican con el mundo exterior a diario y, a diferencia de hace algunos años, también reciben feedback de la información difundida.

Dentro de la comunicación externa se puede comunicar de dos formas:

Comunicación externa formal. Es la clase ideal para dar a conocer a la empresa desde un punto de vista más serio, responsable y de calidad. Este tipo de comunicación se puede transmitir mediante notas de prensa, informes, presentaciones, whitepapers, folletos o de la página web.

Comunicación externa informal. Este es un tipo de mensaje más coloquial y directo, en el que se trata al cliente de tú a tú. Se difunde a través de redes sociales, emails o webinars, e incluso es lo que transmiten tus empleados al mundo exterior.

Plan de comunicación online

En el plan de comunicación online se plantean las acciones que se podrán en marcha a través de medios y canales digitales como la página web, el blog, las redes sociales, el correo electrónico, la publicidad digital, etc. La comunicación online puede servir tanto para la comunicación informal como para la formal.

Plan de comunicación offline

En este plan de comunicación de una empresa se desarrollan todas las acciones que se difundirán a través de medios tradicionales como el teléfono, las tarjetas de visita, la cartelería, los folletos, etc.

¿Por qué es importante el plan de comunicación de una empresa?

Todo negocio comunica algo sobre sí mismo y es necesario hacerlo de forma consciente para evitar comunicar algo negativo por haberlo hecho intuitivamente, sin planificación estratégica.

Estos son algunos de los beneficios que ofrece un buen plan de comunicación de una empresa:

Favorece la mejora y difusión de la imagen de marca de la organización.
Permite la gestión positiva de la reputación y las relaciones públicas.
Hace posible la integración de los objetivos de los diferentes departamentos.
Aumenta la fidelización del cliente.
Permite establecer acciones a corto, medio y largo plazo de forma organizada.
Define qué recursos son necesarios para la comunicación, reduciendo así los costes de su implantación.
Hace que la comunicación sea mucho más efectiva y eficiente.

Pasos para crear un plan de comunicación en una empresa

Análisis de la situación actual

¿En qué situación está la comunicación actual de tu compañía? Lo primero es que el equipo de trabajo se ponga en situación y sepa de dónde va a partir el plan de comunicación de la empresa con el fin de mejorar, cambiar o innovar en lo que ya se tiene establecido.

Identificación de la propuesta de valor

Tener clara cuál es la propuesta de valor de la organización te permite transmitir un valor más claro y consciente.

Definición del público objetivo

¿Tienes claro cuál es tu target? Dependiendo de este tienes que establecer un mensaje u otro y usar determinados canales para transmitirlo. Es posible identificar diferentes grupos de personas que tienen más probabilidades de comprar el producto o servicio y, en consecuencia, el mensaje debe adaptarse a cada una de ellas.

Definición de los objetivos

Establecer los objetivos de comunicación específicos para cada audiencia te permitirá crear mensajes claros y medir los resultados. Sea lo que sea lo que se va a difundir, debe estar establecido de forma estratégica en el plan de comunicación de la empresa.

Creación de mensajes y elección de los canales de comunicación

Tras los pasos anteriores, es el momento de desarrollar el mensaje y elegir los medios que utilizarás para hacérselo llegar a tu audiencia.

Creación del calendario de difusión

Todo plan de comunicación de una empresa debe tener un calendario de difusión. Este debe ir alineado con un calendario de marketing para transmitir un mensaje coherente y alineado. Esto facilitará el cumplimiento de los plazos, brindará visibilidad a toda la organización sobre lo que está haciendo el equipo y ayudará al personal a comprender qué se debe hacer y cuándo.

Medición de resultados

Teniendo en cuenta los objetivos del plan de comunicación, se debe hacer una recopilación de datos y un informe que permitan ver las métricas de cada una de las acciones con el fin de evaluar cuáles de ellas han sido realmente efectivas y han proporcionado un retorno de la inversión adecuado.

Establecer un plan de comunicación tanto interno como externo es fundamental para la evolución y crecimiento de una compañía. Este siempre debe tomar en cuenta tanto la comunicación online como la offline para que el mensaje sea transmitido a través de diferentes medios para poder llegar a toda la audiencia de forma efectiva.

Si ya has creado un plan de comunicación en tu empresa, quizás es hora de revisar qué puedes mejorar; y si no lo has hecho aún, este es el momento ideal para plantearte diseñar una comunicación estratégica en tu organización.