La importancia de los portales del empleado para las empresas

Las empresas intentan, cada vez más, tener diferentes y nuevas vías de comunicación para informar a sus trabajadores a través de los Departamentos de RR. HH. Los portales del empleado son una de las vías que han surgido, y ofrecen nuevas formas de realizar la gestión administrativa, informativa y de organización interna.

A continuación te explicamos más detalles sobre esta herramienta tan útil para las compañías.

¿En qué consisten los portales del empleado?

Un portal del empleado es un elemento clave que permite establecer un canal de comunicación entre la empresa y sus trabajadores. A través de este tipo de portales, que usan una intranet, la organización puede informar a la plantilla y darle información útil sobre las tareas y procesos que se realizan en el día a día.

Por tanto, se puede decir que este tipo de portales facilitan a los empleados obtener información útil, como sus nóminas, y realizar distintos tipos de trámites y actividades. Por ejemplo, solicitar las vacaciones, tramitar y subir la documentación de las bajas, acceder a las comunicaciones internas, etc.

Gracias a ellos, el trabajador realiza con mayor rapidez sus gestiones con la compañía y la compañía realiza con más celeridad las gestiones con su personal.

¿Qué beneficios aportan a la empresa los portales del empleado?

Los portales del empleado son intranets en las que cada trabajador tiene su información específica según sus características. En otras palabras, el empleado tendrá acceso a su información personal y podrá realizar sus gestiones sin tener que pasar por los diferentes responsables.

A nivel interno de la empresa, para los departamentos que gestionan la plantilla y más específicamente para Recursos Humanos, esta herramienta sirve de centro de datos con información para gestionar y añadir documentación de forma online.

El portal puede ayudar a cualquier tipo de negocio a realizar sus procesos de forma automatizada. Esto permite modificar y priorizar funciones y tareas dentro de los Departamentos de Recursos Humanos, a la vez que se reduce el papel dentro de la compañía.

En este cuadro puedes ver diferentes motivos por los que puede ser una muy buena idea incorporar un portal del empleado en tu empresa:

MOTIVOS	DESCRIPCIÓN
Mejora de la comunicación	Gran parte de los problemas en el trabajo pasan por la inexistencia de comunicación entre la dirección y sus trabajadores o por una mala gestión de los procesos. Por tanto, una de las principales razones para poner en marcha un portal del empleado es establecer unos canales efectivos de comunicación.
Reducción del papeleo	Las intranets que realizan las funciones de portales del empleado permiten realizar una gestión efectiva de la documentación que los Departamentos de Recursos Humanos deben entregar a los trabajadores de la empresa.
Automatización de procesos	Claramente, la automatización de procesos es una gran ventaja a la hora de gestionar la diferente documentación entre empresa y trabajadores, y así dejar atrás todos los inconvenientes de realizar los procesos de manera manual.
Estandarización	Los portales del empleado permiten realizar diferentes funciones desde un mismo espacio, por ejemplo, solicitar un día personal. Esta estandarización de los procesos permite alejarse del caos de realizarlo todo de forma manual y facilita las tareas. Tiene más sentido que un trabajador pueda ver toda su información desde un mismo espacio, y consultar si el Departamento de Recursos Humanos le ha concedido el día personal, sin tener que ir detrás de su responsable para solicitarlo.
Información protegida	En caso de robo o pérdida del portátil de la empresa, o si se ha sufrido algún tipo de percance, toda la información relacionada con la gestión de recursos humanos sigue estando disponible en el portal del empleado para ser consultado por el trabajador. Este solo debe acceder con su contraseña y usuario. Esto es una gran ventaja, ya que toda la información se encuentra en los servidores de la compañía o en el cloud. Por tanto, está protegida, cosa que reduce el riesgo de perder datos.

Cómo escoger el mejor portal del empleado

Las empresas tienen sus especificaciones a la hora de relacionarse con su plantilla, y hay que elegir un portal que se adapte a cada uno de esos escenarios para poder crear canales de comunicación efectivos.

El principal objetivo de la compañía es analizar los diferentes tipos de portales del empleado que existen en el mercado y ver cuál se puede personalizar mejor según las propias necesidades. Los requisitos que debe cumplir esta herramienta son los siguientes:

REQUISITOS	DESCRIPCIÓN
Facilidad de uso	Este tipo de intranets deben ser fáciles de utilizar para los trabajadores. Sobre todo, es importante que estos no tengan que perder demasiado tiempo a la hora de realizar los procesos internos de la empresa. Por tanto, el portal debe ser intuitivo, tener diferentes opciones de accesibilidad, flexibilidad de uso y poderse operar desde diferentes dispositivos.
Accesibilidad desde dispositivos móviles	Para que sean utilizadas por los trabajadores de la organización, estas herramientas han de ser accesibles desde diferentes dispositivos (portátiles de trabajo, apps en el móvil, etc.). Esto, junto a la posibilidad de acceso en remoto al portal del empleado, permite que el personal pueda consultar su información o recibirla en cualquier momento.
Sistema de contraseñas	Si la intranet de consulta de la plantilla tiene acceso personalizado a través de contraseñas, esto permite gestionar a cada trabajador por separado. En consecuencia, el propio empleado puede supervisar y aprobar las diferentes gestiones que se realicen desde allí.
KPIs	Una vez personalizados los accesos, se pueden generar diferentes KPIs con los diferentes resultados. Así, se pueden crear informes para la toma de decisiones por parte de la empresa.

En conclusión, lo mejor para la relación entre compañía y trabajadores es la centralización de la información, gestión administrativa, etc. en un mismo espacio. Así como que estos últimos puedan acceder a todo de forma digitalizada, es decir, a través de internet o de una aplicación móvil.

Se puede decir que una herramienta como los portales del empleado es fundamental para agilizar muchas de las tareas de gestión y hace posible ahorrar mucho tiempo.

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