Tener un ERP desactualizado es más habitual de lo que podría parecer. De hecho, tal y como revelan las conclusiones de un estudio conducido por Forrester, “la mayoría de las empresas utilizan versiones de ERP que están, por lo menos, dos versiones por detrás de la última actualización y con más de cuatro años antigüedad”.
Hablar de años de desfase en un momento en que los avances tecnológicos consiguen que cada mes puedan verse nuevas innovaciones es un riesgo que ningún negocio debería estar dispuesto a asumir. ¿Por qué, entonces, tener un ERP desactualizado no llama tu atención?
Los riesgos de trabajar con un ERP desactualizado
El ERP, como cualquier otro software o herramienta tecnológica en el negocio, afecta a la forma en que se trabaja. Por ejemplo, cuando en vez de usar soluciones SaaS de contabilidad, se recurría a las hojas Excel, la inversión en tiempo era mucho mayor y, a la vez, el riesgo de errores no dejaba de aumentar.
Las nuevas tecnologías, la automatización y los avances en los diferentes campos han conseguido apoyar la transformación digital del negocio de diferentes formas:
- Aportando confiabilidad.
- Reduciendo errores.
- Elevando la seguridad.
- Mejorando el cumplimiento.
- Impulsando la productividad y la agilidad.
Un ERP desactualizado no hace sino condicionar el proceso de digitalización y, además, plantea dos problemas importantes a las empresas:
- Presupuesto. Según Gartner, “el mantenimiento del ERP concentra entre el 50% y el 90% del presupuesto de IT”. Es un gasto que podría reducirse considerablemente si se sustituyen las soluciones antiguas por otras de nueva generación. De esta forma, esos costes podrían destinarse a cuestiones de mayor importancia estratégica, como las que tienen que ver con la innovación o la satisfacción del cliente. Basta con imaginar que se pudieran suprimir o reducir al máximo esos gastos en cuotas de mantenimiento, pago de licencias e integraciones. La suma que restaría podría dedicarse a ampliar las oportunidades del negocio de cara al futuro. Mejorar la seguridad, rediseñar la experiencia del cliente o alinear los procesos con las verdaderas necesidades de la empresa son solo algunas de las posibilidades que se abren ante las organizaciones que deciden liberarse el ERP desactualizado y alinearse con los nuevos tiempos, por ejemplo, apostando por un ERP en la nube (que recorta, al menos, la mitad de los gastos).
- Cumplimiento. Algunas empresas necesitan mantenerse muy al día en lo que respecta a la normativa aplicable. Alinearse con los requisitos legales no solo les ayuda a evitar sanciones y multas, sino que previene los efectos adversos del problema de imagen y reputación que no actuar así podría acarrear. Sin embargo, aunque, seguramente, el objetivo de muchos negocios es mejorar su capacidad de cumplimiento, un ERP desactualizado no les permite conseguirlo. El cambio constante en ciertos ámbitos legales no lo pone fácil y la herramienta disponible para garantizar la alineación no da de sí lo suficiente. Cuando las empresas son conscientes del riesgo que supone un ERP on premise, empiezan a plantearse dar el salto a la nube. Sin embargo, no hay que esperar al último momento. La tranquilidad de saber que el software estará actualizado con regularidad es solo una de las ventajas de tomar la decisión de renovar el ERP. Otros beneficios, igual de importantes, tienen que ver con la disminución del tiempo empleado en estar al tanto de los cambios en la normativa aplicable, la minimización de errores y la reducción drástica del riesgo de incumplimiento.
Un ERP desactualizado hace a la empresa menos competitiva y actúa como un lastre que la retiene en el pasado, en vez de apoyarla en su avance, facilitando mejorar su posicionamiento en el mercado. ¿Hace cuánto que no cambias tu ERP?
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7 de marzo de 2023
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