Antes de hablar del sistema de Costes Basados en la actividad, también conocido como sistema ABC o modelo de coste ABC, y de otros sistemas de costes importantes en la gestión empresarial, veamos un poco la realidad en la que nos encontramos…
“Ojalá te toque vivir tiempos interesantes” reza una famosa maldición china que parece que nos ha caído encima con todo su poder. Y es que la cantidad y el calado de los cambios que afectan a nuestras vidas es tal que todavía no somos capaces de adivinar el efecto que acabarán teniendo en la sociedad.
En el ámbito empresarial, la consecuencia inmediata es que la Dirección se enfrenta a graves problemas debido al aumento de la incertidumbre, que multiplica los riesgos inherentes a la toma de decisiones.
Estamos viviendo un crecimiento de la variabilidad en los acontecimientos externos a la propia empresa, añadida a la de origen interno normal en el desarrollo de los negocios y el crecimiento corporativo. Y es que la evolución del entorno tiene unas características específicas que nunca antes se habían dado con la intensidad actual:
- Unos mercados cada vez más globales, que aumentan las oportunidades de negocio, pero también el grado de competitividad. En estos momentos el riesgo no radica en no hacer bien las cosas, sino en que tus competidores lo hagan mejor que tú.
- Gran rapidez en los cambios, cosa que exige acciones inmediatas para poderse adaptar.
- El uso de la tecnología y la digitalización como factores disruptores en el mundo de los negocios.
Entendiendo el riesgo como la probabilidad de que las acciones emprendidas generen pérdidas significativas para la actividad empresarial, vemos que lo que realmente está en juego es su propia supervivencia. Y que esta vendrá dada por la capacidad de adaptación y cambio, dentro de una estrategia marcada por la Dirección para alcanzar los objetivos propuestos.
En esta situación, el conocimiento exacto de la propia realidad empresarial constituye una importante ventaja. Un conocimiento al que hay que sumar una información veraz y puntual respecto a la incidencia que el desarrollo de los acontecimientos pudiera tener sobre la situación económico-financiera de la compañía.
Con estos datos, se es más consciente tanto del margen disponible en la toma de decisiones como del resultado inmediato de las mismas. Y esto permite reducir el tiempo necesario para adoptar las medidas correctoras oportunas que posibiliten revertir una situación potencialmente peligrosa para los propios intereses.
El sistema de costes en la gestión empresarial
La contabilidad de costes tiene por objeto ofrecer la información más clara posible a los responsables de la gestión. Gracias a ella se facilitan las funciones de planificación y control de la actividad interna de la empresa, además de poderse valorar los inventarios y trabajos realizados por la misma.
Debido a la naturaleza de la información que trata, la contabilidad analítica tiene una gran incidencia en la toma de decisiones clave de la compañía. Por ejemplo, la política de precios, la conveniencia de dejar de fabricar un producto o de aumentar la producción de otro, la necesidad de fabricar o adquirir determinados materiales, la idoneidad de aceptar o rechazar un pedido en función del precio y plazo de ejecución previsto, etc.
Cualquier sistema de costes tiene como principal función determinar, con la mayor precisión posible, el coste de producción de los distintos bienes y servicios creados por la empresa. De la comparación con su precio de venta se obtiene como resultado el Margen obtenido, que es una información fundamental para la toma de decisiones.
Así pues, la asignación de los distintos costes a sus objetivos es un proceso clave de los sistemas de costes, de manera que un sistema de costes será tan bueno como lo pueda ser su proceso de asignación.
La facilidad para asignar costes, lo que podríamos denominar trazabilidad, nos acerca a una primera clasificación:
- Denominaremos costes directos aquellos cuya relación entre el coste y el objetivo de coste se puede establecer de manera clara y fácil. La amortización de la maquinaria de producción podría ser un buen ejemplo de ellos.
Dentro de estos tendríamos los costes variables, cuya principal característica es que su valor total cambia con el volumen de actividad. Un ejemplo sencillo en este caso sería la materia prima necesaria para la producción. Es destacable que el coste variable por unidad suele permanecer constante mientras no se produzca un cambio en la estructura de producción. - Por otra parte, los denominados costes indirectos se caracterizan porque esta trazabilidad, o bien es difícil de establecer, o ni siquiera es posible. En estos casos, resulta necesaria la utilización de los Drivers o medidas de consumo, que se basan en medidas de causa-efecto. Un ejemplo sencillo aquí sería la distribución del coste eléctrico a la producción de diferentes productos; el consumo de kilovatio-hora de cada máquina sería el Driver que nos permitiría la asignación del coste eléctrico a su objetivo de coste.
Aunque es menos precisa que la atribución directa, si la relación causa-efecto elegida para la distribución de los costes indirectos es lo suficientemente buena, se puede alcanzar un alto grado de precisión.
Tipos de sistemas de costes
A partir de los conceptos que acabamos de mencionar, se han venido configurando los diferentes sistemas de costes, que podemos aglutinar en dos grandes grupos generales:
- Los que buscan analizar el modelo Coste-Volumen-Beneficio (CVB), cuyo objetivo se centra en el estudio de la variación del beneficio al modificar el volumen de venta. Estos solo tienen en cuenta los costes directos, y más concretamente los costes variables.
De esta manera se calcula el Margen de cobertura por unidad de producto vendido. Este es la base para la toma de decisiones con respecto a los volúmenes óptimos de producción para maximizar beneficios, o con respecto a las acciones a emprender frente a modificaciones en los precios o costes de los productos. - El otro grupo es el denominado modelo tradicional de gestión de costes o Volumen-Based-Costing (VBC), que busca asignar la totalidad de los costes, y no solo los directos, al producto final producido o vendido por la empresa. Los Drivers relevantes en este tipo de sistema de costes son los que se encuentran más estrechamente correlacionados con el volumen de producción de las unidades fabricadas.
Solo las actividades de producción se imputan directamente al producto final. Sin embargo, muchos de los costes indirectos no tienen relación con el producto obtenido, por lo que se imputan a sus correspondientes Centros de coste (que podemos dividir entre los de servicio y los principales) para, posteriormente, distribuirlos a los distintos productos mediante los Drivers más adecuados.
La exactitud del modelo depende de una adecuada definición de los Centros. Los principales son aquellos que intervienen directamente en el proceso de producción, mientras que los costes asignados a los Centros de servicio se distribuyen a los principales como paso previo a su imputación al producto final.
El mayor problema del modelo tradicional radica en que los drivers basados en el volumen de actividad casi nunca pueden explicar la distribución de costes a los Centros. Por ello, los valores distribuidos a los productos a partir de estos Centros adolecen de falta de precisión.
El sistema de Costes Basado en la Actividad (ABC) tiene en cuenta la totalidad de las actividades de la empresa y no solo las de producción. Por lo tanto, el coste indirecto se asigna al producto a través de las distintas actividades de la compañía necesarias, en mayor o menor medida, para la elaboración del bien o servicio.
La forma en que se lleva a cabo el proceso tiene su origen en la definición del concepto de actividad como el conjunto de tareas encaminadas a la obtención de un producto, utilizando recursos directamente relacionados con el mismo.
Las actividades consumen recursos y los objetos de coste consumen actividades, de manera que los costes se asignan a los productos proporcionalmente según el consumo realizado de actividades. Así, obtenemos información más detallada de los costes y una asignación más precisa.
Mediante el sistema ABC, o análisis ABC, también se pueden identificar las actividades con menor valor añadido. Esto facilita la toma de decisiones de gestión: externalización de servicios, aplicación eficiente de recursos, costes unitarios, precios, mix de productos, inversiones en I+D, etc.
Los costes imputados a los productos serán diferentes según el método de asignación de costes elegido, lo que provocará distintos efectos tanto en los resultados obtenidos como en la valoración de los inventarios.
El problema de qué sistema de costes elegir depende tanto de la precisión requerida como del coste de obtención de la información. Pero también existen distintos tipos de empresas para las que la adopción del sistema ABC puede suponer un mayor incentivo. Entre ellas se encuentran las que mantengan un elevado porcentaje de costes indirectos, las que presenten una gran variedad de productos o servicios, las que tengan una gran cantidad de actividades o bien aquellas que soporten altos costes para la obtención de la información necesaria.
Últimamente, la extensión en la utilización de los sistemas de información empresarial, así como la mayor facilidad en su utilización, abren la puerta a nuevos sistemas de costes más sofisticados y útiles para la toma de decisiones, que reducen de manera significativa el coste de obtener la información. Pero todos ellos se basan en la imputación de los costes a través de las actividades, por lo que un buen análisis previo resulta fundamental
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Su carrera profesional se ha desarrollado dentro del ámbito de la Dirección empresarial, así como en las áreas económico-financieras donde ha cosechado grandes éxitos en conocidas firmas como Samsung, o Kiluva.
Actualmente Fernando combina su anterior experiencia docente, impartiendo clases y seminarios en la Universidad de Barcelona y la Universidad Rovira y Virgili, con su experiencia en la gestión empresarial, focalizada en el Proyecto CFO Proyecto Emprendimiento, cuyo ámbito y objetivo se orienta al Mentoring Empresarial.
Además, complementa dicha actividad con la colaboración en la Fundació Privada per la Promoció de l’Autoocupacio de Catalunya, el asesoramiento en el programa Consolida’t de la Generalitat de Catalunya, y la consultoría Financiera de alto nivel.
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