El Suministro Inmediato de Información (SII), una oportunidad de mejora

La digitalización llegó de la mano de la inmediatez y ese sentido de urgencia ha ido extendiéndose, poco a poco, a todas las áreas de la empresa. El Departamento de Finanzas fue uno de los primeros en activar el cambio. Necesitaba agilizar sus procesos para garantizar la alineación con el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

Para las grandes empresas con una facturación superior a los 6.010.121,04 € (y también para las empresas inscritas en el REDEME y los grupos de IVA), se trata de una obligación en nuestro país. Esto significa que se trata de una medida que incide sobre unos 63.000 contribuyentes que representan aproximadamente el 80 por 100 del total de la facturación empresarial en España.

En las siguientes líneas te explicamos cuáles han sido y cuáles son las implicaciones de ese cambio para dicha área y para otros departamentos de la organización.

Qué es el Suministro Inmediato de Información

A finales de 2014, la Agencia Tributaria (AEAT) anunció que estaba trabajando en el denominado Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) y así lo dio a conocer a las empresas españolas. Aprobado en el Real Decreto 596/2016 y en vigor a partir del 1 de julio de 2017, este nuevo sistema permitiría a ciertos contribuyentes proporcionar sus registros de facturación electrónicamente.

Desde entonces, el Sistema de Suministro Inmediato de Información aprovecha las ventajas de la conectividad. La agilidad, la velocidad, la minimización de errores y una comunicación mejorada son algunos de sus atributos más destacables.

Su alcance incluye a todos los sujetos pasivos obligados a autoliquidar el IVA mensualmente y se amplía a quienes decidan, de manera voluntaria, ejercitar esta opción a través de la declaración censal.

Los registros de facturación de las empresas llegan a través de la Sede Electrónica de la AEAT. El Suministro Inmediato de Información (SII) comprende los siguientes libros registros:

Libro registro de facturas emitidas
Libro registro de facturas recibidas
Libro registro de bienes de inversión
Libro registro de determinadas transacciones intracomunitarias

En enero de 2021 se introdujeron algunas novedades. Desde entonces, el Suministro Inmediato de Información (SII) presenta cambios en relación a la declaración de facturas recibidas e introduce un nuevo informe para la declaración de ventas en consignación. Las actualizaciones tienen que ver con el requisito de crear informes más detallados y la incorporación de un nuevo procedimiento para declarar el IVA cuando los contribuyentes realizan ventas en consignación.

Cómo afecta el SII a las operaciones del negocio y a la empresa en distintos planos

Estos años de cambios en la gestión y declaración de las facturas no solo se materializan en el cumplimiento con el Suministro Inmediato de Información (SII), sino que han afectado a toda la organización de manera transversal.

La digitalización y la necesidad de acceso inmediato a la información han provocado una transformación en la empresa y sus procesos que va desde el cumplimiento hasta la cultura. La implementación de las herramientas adecuadas permite automatizar, reducir errores, avanzar hacia un modelo de gestión integrada y ser más ágiles.

El resultado es que las distintas áreas de la organización se interconectan más fácilmente y el intercambio de conocimiento hace ganar en precisión a la hora de tomar decisiones. No es solo la tecnología la que lo consigue, para mantener este sistema en funcionamiento es necesario el respaldo de una cultura colaborativa y flexible.

Tanto en el Departamento de Finanzas, como en Proyectos o Recursos Humanos, vemos cómo la búsqueda de la inmediatez y la seguridad en los procesos y el acceso a los datos es una constante. Sucede en la industria, en la construcción, en el sector salud, en la distribución o en los despachos profesionales.

El precedente que ha sentado el Suministro Inmediato de Información (SII) se amplía a toda la empresa, en la que ninguna área puede perderse la ventaja de trabajar desde este enfoque, con un acceso garantizado a la información en tiempo real.

Una de las razones de ser de las soluciones de Ekon es facilitar la transición a esta forma más inteligente y ágil de trabajar. Se trata de herramientas pensadas para compañías con alcance nacional e internacional, que entregan una visión global de las operaciones, a la vez que hacen posible profundizar hasta el nivel de detalle que se desee.

Su apoyo aporta numerosos beneficios a la empresa:

Precisión en la gestión, no solo en el Área de Finanzas.
Flexibilidad, al tratarse de software parametrizable.
Automatización, para optimizar procesos repetitivos y trabajar con varias entidades, diferentes divisas, idiomas, planes y países.
Visibilidad, ya que fomenta una gestión documental integrada.
Escalabilidad, para no poner frenos a un negocio en pleno desarrollo.
Una comunicación mejorada, en la que todos están en la misma página.
Proactividad, puesto que ya no hace falta esperar a recibir un informe, sino que una alarma puede alertar de que es preciso actuar.

La llegada del Suministro Inmediato de Información (SII) llevó a muchas empresas a plantearse la posibilidad de aprovechar la oportunidad y convertir un cambio puntual y obligatorio en una decisión propia de mejorar, avanzar y transformar la forma en que se estaban haciendo las cosas en la organización.

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